Сканирование документов бухгалтерии

С каждым годом работы организации в ней накапливается все больше бухгалтерских документов – банковских выписок, счет-фактур, накладных и других. Искать нужные бумаги становится все труднее, работа бухгалтерии замедляется. Проблему можно решить! Для этого стоит обратиться в компанию «Архивный Эксперт» и воспользоваться услугой сканирования бухгалтерии.

Основные этапы работы

На первом этапе сканирования бухгалтерии документы переводятся из бумажной формы в электронную. С помощью потоковых сканеров мы создаем файлы в графическом формате, содержащие изображения документов. Далее графические файлы распознаются с помощью специализированного программного обеспечения. На этом этапе создаются файлы, содержащие текст документов.

Основные виды бухгалтерских документов:

  • счета;
  • счета-фактуры;
  • накладные;
  • платежные поручения и т.д.

Основа электронного архива

Распознанные версии документов вводятся в базу данных – основу электронного архива, создаваемого при сканировании бухгалтерии. Сформированная база индексируется: каждому электронному документу, входящему в нее, присваиваются определенные поля с реквизитами (наименованием, контрагентом, датой и другими). На этом этапе сканирования бухгалтерии электронный архив обретает стройную структуру, а у его пользователей – сотрудников организации – появляется возможность быстрого поиска документов по их реквизитам. В последнюю очередь электронный архив дополняется требуемым функционалом, производится его финальная настройка и ввод в эксплуатацию. Сотрудники организации получают краткий инструктаж и начинают работу с электронными версиями документов.

Что дает сканирование бухгалтерии?

Услуга, которой мы предлагаем воспользоваться, дает сразу несколько преимуществ.
У сотрудников организации появляется возможность:

  • быстро искать нужные им документы;
  • работать с несколькими хронологическими версиями одного и того же документа;
  • легко отслеживать движение документации;
  • совместно работать с электронными документами;
  • без труда контролировать своевременность предоставления первичной документации контрагентами организации;
  • получать доступ к электронным документам непосредственно из программы 1С или другого бухгалтерского приложения, используемого в организации.

Компания после сканирования бухгалтерии получает возможность:

  • сэкономить место в офисе, передав бумажную документацию на архивное хранение;
  • организовать резервное копирование электронных документов, застраховавшись тем самым от их повреждения или утраты;
  • наделять разных сотрудников организации разными правами доступа к электронному архиву;
  • эффективно взаимодействовать с налоговой инспекцией и другими государственными органами – быстро формировать отчеты, находить бумажные версии документов, выполнять другие требуемые действия.

Как определяется стоимость сканирования бухгалтерии?

Она зависит от степени сложности работы, которая, в свою очередь, определяется логикой индексации документов в базе данных. Если электронный архив формируется из однотипной бухгалтерской документации, используется простая индексация, при которой создается стандартный набор полей – штрихкод документа, его вид, дата создания и контрагент. При более сложной структуре массива бумажных документов усложняется и индексация архива, что влечет увеличение стоимости. Наши специалисты перед сканированием бухгалтерии проанализируют документацию, имеющуюся на предприятии, уточнят ваши потребности и проинформируют о приблизительной стоимости наших услуг.