Перевести весь архив в электронный вид можно даже в случаях, когда часть документов имеет большой формат. Обычно это чертежи, графики, гистограммы или карты. Для того, чтобы включить их в электронный архив, нужно больше времени, да и подход к сканированию несколько отличается от того, что используется при потоков сканировании документов стандартного формата (А4 или меньше).
В зависимости от сохранности документа, формата, характеристик графики на них, состояния носителя, используются:
Хотя широкоформатные сканеры занимают больше места, чем обычные, с их помощью работа с документами большого формата ускоряется.
Второй вариант, со сканированием по частям, особенно удобен тем, что позволяет справляться с оцифровкой штатными устройствами. Метод сканирования по частям используется и для работы со сшитыми документами – если их расшивка невозможна или нежелательна. Если документ большого формата в хорошем состоянии, его перед сканированием складывают, превращая в несколько небольших, с которыми справится сканер. Полученные изображения обрабатываются и сводятся в один графический файл в специальном редакторе.
С бесконтактным сканированием практически снимается ограничение на размер документов: можно оцифровать карты, схемы и чертежи особо крупного или нестандартного формата. Этот метод оцифровки годится и для ветхих документов, и сшитых – расшивка во втором случае не нужна.
Документы большого формата часто нуждаются в обработке после сканирования. Перечень операций включает в себя коррекцию (удаление следов сгибов или поврежденных участков), восстановление потерянных из-за износа документа участков, изменение контрастности и цветности изображения – для улучшения читабельности документа. Если нужно – а для создания электронного архива обычно нужно – в документы добавляется краткая аннотация, реквизиты, теги. После обработки графический файл готов к добавлению в архив.
Специалисты компании «Архивный эксперт» берутся за сканирование и обработку документов нестандартного и большого форматов. В зависимости от характеристик документа подбирается оптимальный способ сканирования, проводится коррекция полученного файла.