Систематизация документов

Систематизация документов является ключевым этапом в процессе делопроизводства. Прежде всего, она необходима во время проведения оптимизации документооборота, во время создания архивов, как бумажных, так и электронных, создания различных баз данных. Никаких ограничений по видам документов при систематизации нет. Это могут любые бухгалтерские документы, кадровые документы по личному составу, так же часто в организациях отдельно систематизируется договора с контрагентами. Отдельно всегда систематизируется техническая документация это обычно связанно с длительными сроками хранения такой документации.

Порядок работы

• • Полистный просмотр;
  • Раскладка документов по срокам хранения, видам и годам;
  • Составление описей и актов.

Каждому документу своё место

Систематизация документов позволит структурировать всю имеющуюся в Вашей компании документацию по разделам, для каждого документа найдёт «своё место». В любой организации систематизация документов должна проводиться в соответствии с индивидуальными особенностями деятельности этой компании.
Распределение документов может происходить по предметному, хронологическому, типологическому и прочим принципам, но в любом случае результатом проведения любого вида систематизации документов становится быстрый и удобный поиск информации. В электронных архивах и различных базах данных систематизация документов происходит по таким же принципам.

Зачем это нужно

Ответ очевиден — для удобства работы с информации. Практика показывает что  систематизация документов с помощью наших специалистов – это вложение, окупающее себя в течение 6-и месяцев. В большинстве случаев это работы разовые, что предполагает что дешевле нанять организацию со стороны и оплатить по безналичному расчёту.