Систематизация кадровых документов

Кадровые документы являются одним из источников информации для принятия управленческих решений для руководства организации. Они содержат данные о численности персонала, сведения о должностях и заработной плате, а также фиксируют все движение персонала. Чтобы можно было легко ориентироваться в таком значительном массиве данных, его необходимо систематизировать. Для систематизации кадровых документов разрабатывается номенклатура, и делается опись

Номенклатура дел

Номенклатура в процессе систематизации кадровых документов  помогает оптимизировать работу с документами уволенных сотрудников, вести учет принятых в течение года работников, а также отслеживать выплаты ушедшим на пенсию или в декретный отпуск. Пользователями этой информации являются не только сотрудники отдела кадров, но также и бухгалтерия, и высшее руководство.

Формирование номенклатуры дел

Формирование номенклатуры дел проводится в течение всего делопроизводственного года, в ходе чего она наполняется заголовками дел, созданных за отчетный период. В дела заносятся организационные и распорядительные документы, плановые и отчетные, а также прочие документы, связанные с условиями организации и оплаты труда на предприятии.

Структура номенклатуры дел

Структура номенклатуры составляется заранее, обычно в последнем квартале предыдущего года. В качестве разделов номенклатуры чаще всего используют названия структурных подразделений. Ответственный сотрудник отдела кадров согласовывает проект номенклатуры с работниками архивной службы, если таковая имеется в организации, а затем подписывает у руководителя кадровой службы.

Систематизация кадровых документов

При  систематизации кадровых документов и составлении номенклатуры дел следует учитывать следующие условия:

• Оформление. Номенклатура дел составляется в виде таблицы с такими графами, как: «индекс дела», «заголовок дела», «Кол-во дел (томов, частей)», «Срок хранения документов », «Примечания».
• Точное отражение информации. Заголовки дел должны быть краткими и отражать свое содержание. Например: «Документы (планы, списки, доклады и др.) о проведении курсов повышения квалификации».
• Идентификация. Индекс каждого дела должен содержать порядковый номер дела, а также часть индекса соответствующего ему структурного подразделения.

Общая сводная номенклатура дел организации

Окончательное заполнение номенклатуры дел происходит в конце года. На данном этапе составляется общая сводная номенклатура дел организации, частью которой являются дела кадровой службы. Общая номенклатура скрепляется итоговой записью с подписью ответственных лиц.