Систематизация дел до проведения экспертизы ценности документов

Согласно устоявшейся практике делопроизводства, закрепленной в рекомендациях «Росархива» для организаций, экспертиза ценности документов и дел должна предваряться тщательной их систематизацией. В противном случае либо существенно увеличатся сроки на систематизацию, либо ещё до неё ряд документов и даже дел могут потеряться. Процедура систематизации дел до проведения экспертизы ценности является обязательной и включает в себя куда большее количество этапов, чем это принято считать.

Для чего нужна систематизация дел?

Основная цель проведения систематизации – формирование дел (и – в ряде случаев – переформирование), их восстановление и простановка индексов и архивных шифров. В ходе работ проверяются все дела архива организации: уже на этом этапе можно провести первичное разделение дел на группы. Выделяются дела постоянного и временного хранения, дела длительного хранения, а также документы, подлежащие передаче в архив или уничтожению.

Проведение работ по систематизации дел

Работа по систематизации дел до проведения экспертизы ценности документов – одна из самых сложных и запутанных в архивной практике. И, одновременно, одна из самых нужных – бессистемное хранение превращает архив любой организации просто в груду дел и документов, затрудняет поиск нужных бумаг и провоцирует потерю частей дел и отдельных документов.

Обязательность систематизации

Обязательность систематизации хорошо видна как на примере дел с управленческой документацией и информацией по кадрам, так и в отношении научно-технических документов: их обработка перед экспертизой позволяет упорядочить дела и переформировать их, упорядочить расположение листов в делах и найти недостающие документы.

Самостоятельная систематизация дел

Многие организации пытаются самостоятельно систематизировать дела до проведения экспертизы их ценности. Однако работа неквалифицированного сотрудника/сотрудников редко завершается удачно: большое количество операций, изначальная запутанность документооборота или необходимость проводить восстановление дел буквально на ходу делают задачу практически невыполнимой. Куда более правильным решением будет обращение в компанию, специализирующуюся на оказании архивных услуг: при существенно меньших временных затратах дела приводятся в порядок, формируются и переформируются в полном соответствии с архивным законодательством и сложившейся практикой архивной работы.

Услуги систематизации до проведения экспертизы ценности документов

Наша компания оказывает максимально широкий спектр архивных услуг. Среди них и систематизация дел до проведения экспертизы ценности документов, которая включает упорядочивание и ранжирование дел (управленческих, кадровых и дел временного хранения), составление заголовков и индексация, проставление штампов и нумерации, а также ряд других операций. Выполненные в точном соответствии с требованиями и рекомендациями «Росархива», работы по систематизации позволяют заказчику получить готовый к проведению экспертизы архив.

Узнать о наших действующих ценах на архивные услуги Вы можете по телефону: 8(495)226-16-67 или отправить запрос на почту: info@archivexpert.ru.