Система управления электронным архивом

Еще недавно ваш архив занимал целый этаж, и в него не решались заходить сотрудники, опасаясь быть потерянными в лабиринтах шкафов. А сейчас, благодаря слаженной работе опытных специалистов из архивного центра, он превратился в несколько гигабайт на дисковом пространстве мощного сервера. Теперь любой сотрудник может найти документы даже пятилетней давности, не рискуя быть заваленным тяжелыми папками и рассыпавшимися договорами.

Разработка системы управления

Простой и быстрый доступ к аккуратно структурированным файлам обеспечивает система управления электронным архивом. Она разработана нашим архивным центром для легкой и продуктивной работы с документами, строящейся на определении и решении каждой конкретной задачи. Автоматизация процесса хранения документов избавит вас от множества хлопот, в том числе и проблем с корректным уничтожением документов.

Основные функции систем управления:

  • Автоматизация процессов ввода-вывода информации. Все действия контролируются системой.
  • Каталогизация и структурирование данных. Отсканированные документы распределяются по соответствующим папкам, составляющим общую логичную структуру.
  • Регистрация. Вносимые в архив документы снабжаются необходимыми реквизитами;
  • Разнообразные параметры поиска: по реквизитам, по контексту и т.д. Вы найдете документ, даже если не знаете его точного названия или даты;
  • Информационно-аналитический поиск. Возможность создавать выборки и проводить комплексный анализ;
  • Контроль доступа в систему. В том числе и удаленных пользователей из филиалов и региональных представительств. Ни один злоумышленник не попадет в вашу систему;
  • Надежность хранения информации. Документы защищены от несанкционированного удаления. Вы также можете скрыть часть информации документа для некоторых групп пользователей.
  • Предоставление отчетности. Система может сохранять сложные запросы и отчетные формы. Также есть возможность подборки пакетов документов.
  • Ведение статистики. Отслеживается доступ к каждому документу и все вносимые изменения.
  • Создание и учет выданных копий. Вы сможете видеть информацию о каждом затребованном документе.

Установить, настроить, запустить и протестировать

Чтобы система управления работала исправно, специалисты нашего архивного центра установят, настроят, запустят и протестируют ее. Они помогут вам разобраться во всех тонкостях работы с системой и обучат ваших сотрудников.

Основные варианты управления:

  • использование общедоступных систем;
  • индивидуальная разработка под заказ.

Контроль за работой архива

Система управления электронным архивом позволит вам не просто автоматизировать процесс хранения документов, но и лично контролировать работу архива: вы сможете смотреть кто, когда и какую информацию добавлял в архив, оценивать ее уместность и своевременность. Узнать о ценах на услуги и программное обеспечение для системы управления электронного архива, Вы можете по телефону: (495) 226-16-67, или info@archivexpert.ru.