Штрих-кодирование документов при сканировании
Перед сканированием на документах печатается специальная наклейка со штрихкодом. Он делает его уникальным и помогает навести идеальный порядок в вашем архиве. А в дальнейшем позволяет отыскать любой электронный документ за считанные секунды. При помощи ручного сканера можно определить номер документа и открыть его карточку в системе. Штрихкоды бывают одномерные (линейные) или двумерные (промышленные). Первые считываются любыми сканерами, зато вторые — куда информативнее и при этом компактнее.
Так, двумерный код может содержать:
- дату и номер регистрации документа;
- пометку о его тематике;
- краткое содержание;
- дату получения;
- данные отправителя и получателя;
- вид доставки;
- код номенклатуры;
- номер дела;
- другую информацию.
Извлечение информации из штрихкодов
Для извлечения информации, содержащуюся в документах, а также их уникальных штрих-кодов используют, в частности, ПО Abbyy ® FineReader Engine — специальный модуль, который предоставляет возможность внедрить в систему документооборота технологию распознавания. Для работы со штрихкодами понадобится принтер наклеек (принтер штрих-кодов), ручной сканер для оперативного распознавания нанесенных на документы кодов и последующего их поиска в архиве предприятия.
Исходящие документы
Технологию штрихкодирования документов можно также использовать для упорядочения работы с исходящими.
При их регистрации в коде можно зафиксировать:
- дату и номер регистрации;
- номер входящего документа, на который составлен ответ;
- код подразделения, откуда поступил документ;
- код подписавшего его руководителя;
- вид документа и рубрику;
- кол-во листов и дополнительных приложений;
- телефон отправителя;
- вид отправления и многое другое.
Сканирование документов
При сканировании документов в процессе создания электронных архивов сейчас применяют удобные потоковые сканеры с автоматической подачей, которые в состоянии сканировать тысячи разноформатных деловых бумаг в день. В этом случае без штрихкодирования документов тем более не обойтись. Современные системы, работающие с электронными архивами, позволяют не только без труда находить нужную бумагу, но и просматривать ее содержимое, вносить правки, распечатывать, сохранять образы. Оперативный поиск возможен также по ключевым словам в тексте искомых документов.
