Ведение личных дел, регламентируется «Основными правилами работы архивов организаций», утвержденными Коллегией Росархива 6 февраля 2002 года
Личное дело заводится на каждого сотрудника при его оформлении на работу. Его составляют документы, касающиеся в деталях трудовой деятельности, вплоть до увольнения. После этого дело передают в архив на хранение.
Личное дело — это совокупность оригиналов документов и их копий, содержащих информацию об образовании, семейном положении, военной службе, месте проживания и подробностях работы сотрудника на предприятии. Сюда же могут быть включены рекомендательные письма, характеристики, документы, отражающие внутренние переводы или перемещения сотрудника в компании.
При сдаче личных дел в архив производят нумерацию листов, переплет или подшивку дела, составление заверительных листов, а при необходимости и внутренней описи документов. Может потребоваться также коррекция реквизитов обложки. Для дел временного хранения (архивируются они на срок до десяти лет) введены некоторые послабления, но для личных дел длительного или постоянного хранения требования весьма строги.
В делах запрещается оставлять документы, подлежащие возврату, а также черновики и дубликаты договоров и прочих документов, за исключением представляющих особую ценность экземпляров. Объем дел обычно находится в пределах 250 листов, при этом все деловые бумаги раскладываются в хронологическом порядке и так, чтобы они последовательно освещали вопросы определенного характера. Как вариант — в алфавитном порядке по авторам. Входящие документы упорядочиваются по датам поступления, а исходящие — по датам отправки. Если объем дела превышает 250 листов, его делят на два отдельных тома. Приложения к договорам и прочим бумагам прикрепляются к тем документам, к которым они имеют отношение, вне зависимости от даты их составления или утверждения.
Процедура сдачи личных дел в архив действующего предприятия разнится от аналогичных действий для предприятия ликвидированного. Однако в любом случае она требует четкой систематизации, описи и всех прочих необходимых процедур. Такая работа требует как знания соответствующего законодательства, так и определенных профессиональных навыков. Наша компания располагает соответствующим персоналом и работает в данной сфере уже более 30 лет. Обратившись к нам, вы решите все свои проблемы с архивацией личных дел и прочими, касающимися документации предприятия вопросами.