Сдача документов на хранение

Финальный этап делопроизводства — это сдача документов на хранение в архив . Хранение документов может осуществляться как централизованно, так и локально, однако, как показывает практика, наиболее часто применяется смешанный тип хранения.

Специфика хранения

Конкретная специфика хранения зависит от типов документов, целей их размещения в архиве и множества других факторов. В общем случае различают три основных формы: оперативную, постоянную и длительную, отличающихся сроками хранения документов.

Хранение сроком менее 10 лет — называется оперативным

Как правило, подобная процедура не требует каких-либо специальных мер по обработке документов кроме стандартных, применяемых ко всем бумагам. Независимо от того, когда именно произошла сдача документов на хранение, срок отсчитывается с первого января следующего года.

Правила хранения документов

Нормативы предполагают, что кратковременное хранение документов выполняется в специально оборудованных помещениях с достаточно высоким уровнем защиты. Документы хранятся вертикально корешками наружу, причём на каждом корешке размещается отметка о номере по номенклатуре.

Доступ к архиву

При необходимости доступа к документам (при наличии соответствующих прав у сотрудника) часть бумаг из дела может выдаваться для временного размещения за пределами архива. В этом случае в само дело вкладывается лист-заменитель, на котором чётко указывается, какой именно документ, когда, кому и на какой срок был выдан.

Более строгие правила доступа

В случае, если необходима выдача документа после сдачи на хранение и завершения делопроизводственного периода, то меры принимаются более строгие, в частности, подшивается заверенная копия документа и точные данные о причинах изъятия документа из дела.

Когда срок хранения окончен

Следует понимать, что смешанная форма хранения документов предполагает размещение бумаг как в локальных архивах (например, структурных отделов компании), так и своевременную сдачу дел, работа с которыми уже не ведётся, на хранение в централизованную архивную службу компании или же во внешний архив. Сдача документов на хранение в архив предполагает экспертизу ценности, оформление, работы по описанию документов, а также непосредственно оформление документации о передаче дел в архив

Как заказать услугу по сдаче документов на хранение?

Это просто, чтобы заказать услугу по сдача документов на хранение, просто позвоните нам и мы решим все вопросы. На данный момент эта услуга очень актуальна. Также дополнительно мы оказываем услуги по сдаче документов на хранение от ликвидирующихся организаций.

Обращайтесь к нам

Узнать о действующих  ценах, скидках и специальных предложениях на архивные услуги от компании «Архивный Эксперт» можно по телефону: 8(495)226-16-67 или info@archivexpert.ru