Основным элементом, позволяющим сформировать архив организации и ориентироваться в многочисленных документах, является опись
Основным элементом, позволяющим сформировать архив организации и ориентироваться в многочисленных документах, является опись. Она представляет собой архивный справочник, в котором в определённом порядке расположены все единицы хранения. Опись необходима для того, чтобы учесть каждый документ временного и постоянного хранения и раскрыть его содержание. Поэтому только считка описей, позволяющая обнаружить и исправить допущенные ошибки, может гарантировать эффективную работу со всем массивом имеющихся в организации документов.
Важность грамотно составленной описи сложно переоценить, поскольку именно по составленным описям все документы той или иной организации передаются в архив. На основе подготовленных каждым структурным подразделением описей составляется сводная опись. В дальнейшем она передаётся в архив на постоянное хранение и в случае необходимости может быть использована сотрудниками организации и другими государственными ведомствами. В настоящее время описи оформляются как на бумажных, так и на электронных носителях.
Поскольку опись является ключевым элементом делопроизводства, к её составлению необходимо подходить ответственно. Чтобы в этом важном документе не было ошибок, проводится считка описей, в результате которой удаётся не только обнаружить недочёты, но и исправить их.
Считка описей требуется и при формировании электронного архива. В этом случае архивариусы зачастую сталкиваются с множеством проблем, так как описи на бумажных носителях могут быть составлены без учёта стандартов. Так, некоторые поля в них могут быть попросту незаполненными, а нумерация в процессе оформления электронного документа может сбиться.
Справиться с этими и множеством других проблем помогут специалисты нашей компании. Считка описей проводится опытными архивариусами как с помощью программного обеспечения, выявляющего основные недочёты и ошибки, содержащиеся в описях, так и вручную. В процессе работы проверяются все основные и обязательные реквизиты описи. В их число входят порядковые номера документов, заголовки дел, даты и количество листов в сформированных делах. Кроме этих параметров, специалисты могут внести и ряд дополнительных реквизитов, включая делопроизводственные индексы и старые инвентарные номера. Наряду с этим, проверяется наличие обязательных реквизитов, их правильность и оформление в едином стиле.
В настоящее время современное программное обеспечение позволяет в самые короткие сроки справиться с обработкой значительных объёмов информации и сформировать архивные описи, полностью соответствующие установленным требованиям. Считка описей, выполненная под строгим контролем наших опытных специалистов, даст уверенность в том, что каждый документ, предназначенный для временного или постоянного хранения, будет отражён должным образом.
Узнать о наших предложениях можно по телефону: 8(495)226-16-67 или на почту: info@archivexpert.ru.