С чего начать автоматизацию работы с документами на предприятии?
Экономия времени, ускорение процессов обмена информацией, и сокращение затрат на обработку документов возможны только при правильном старте автоматизации.
Какие шаги предпринять в первую очередь?
Еще до выбора СЭД важно принять решение на каком программном обеспечении будет реализована система. Далее следует обозначить область автоматизации. На каждом предприятии есть от нескольких десятков до нескольких сотен бизнес-процессов. Какие-то из них следует автоматизировать в приоритетном порядке. Другие еще могут ждать или вообще не нуждаются в переводе в электронный формат.
Как подобрать правильное программное обеспечение?
В этом вопросе следует исходить из того, на каком софте организовано ведение бухгалтерского и кадрового учета, рассылка корреспонденции, работа юридического и финансового отдела, службы логистики и других департаментов. Идеально, когда будущая СЭД способна без лишних сложностей интегрироваться в алгоритмы обмена информацией внутри предприятия. Это позволит организовать параллельные процессы обмена информацией, которые в скором времени заменят старые, более затратные по времени и расходам методы работы с документацией.
Программное обеспечение
С одной стороны, выбор СЭД, которая легко интегрируется с программными продуктами для ведения бухучета, значительно облегчает задачу. Но это только одна сторона медали. Параллельно на повестке дня может появиться другой, более серьезный вопрос: Насколько перспективно программное обеспечение, которое использует предприятие на текущий момент? В ряде случаев выбор СЭД проходит с полной заменой основного программного обеспечения компании на более современную, функциональную и мощную платформу.
Решение о выборе программного обеспечения
Практика показывает, что наиболее оправданный способ ─ коллегиальное принятие решения. Важно выслушать профессиональное мнение ведущих специалистов и начальников основных отделов. Особое внимание следует обратить на заключения программистов и системных администраторов. Именно они отвечают за построение архитектуры баз данных компании, а также за дальнейшее развитие и техническую поддержку направления. Выбирать и разрабатывать будущую систему автоматизации оборота документов целесообразно через составление подробного технического задания. Важно четко, последовательно, по пунктам расписать основные тезисы и задачи, а также технические характеристики и требования к интерфейсу будущей программной платформы.
