Роль архивов в управлении проектами
Чтобы проект из смутной идеи превратился в реальность, нужно зафиксировать его в записях, схемах и графиках. Замысел обретёт чёткие контуры, станет осязаемым. Благо, сегодня для ведения проектов есть целые серии ПО. Специальная программа поможет и составить план, и установить сроки, и отследить ход проекта, и оценить его итоги. Есть лишь одно условие: хорошо налаженный документооборот. Проект, претендующий на успех, не может опираться на хаотичную документацию — все сведения, связанные с ним, должны быть разложены по полочкам. Тогда, опираясь на архивную информацию, вы сможете контролировать:
- Сроки выполнения текущих задач. Что предполагалось сделать к этому моменту? А что реально сделано на сегодня? Любые отклонения наглядно видны на временной шкале. Недоработки же выделяются цветным фоном. Если часть задач не выполнена — стоит «поднажать». А может быть — скорректировать сами задачи, ведь такая функция тоже есть.
- Трудозатраты проекта. Достаточно ли сотрудников выполняют текущие задачи? Хватает ли им рабочего времени? Возможно, часть людей справляется быстро, а часть нуждается в подмоге. Тогда обязанности можно эффективно перераспределить.
- Состояние бюджета. Есть специальное ПО, контролирующее финансовую сторону. Сколько и когда было поступлений, а сколько накладывалось расходов? Какого объёма средств потребовал каждый ресурс? Возникли ли дополнительные издержки? И сколько после всего этого остаётся в «портфеле»? Периодически можно подсчитывать рентабельность всего проекта или отдельных подпроектов.
Как видим, вести проект лучше не спонтанно, а опираясь на факты. В команде обязательно должен быть хотя бы один человек, отвечающий за графики и «приземляющий» коллег, склонных действовать интуитивно. Вдохновение — это прекрасно, но одного вдохновения недостаточно. Нужно знать, в какой точке находится проект, и как реальность согласуется с принятым планом. А потому упорядоченные документы и графики на их основе — ваше лучшее подспорье. Хорошо завести правило мгновенного освоения новой информации. Как только извне поступил документ, связанный с проектом (или же был издан внутри организации), ему нужно найти место не только в архиве, но и в проектных графиках. Тогда никаких «слепых зон» в реализации проекта не станет — его динамика будет как на ладони. Желаем удачи в выполнении задуманного!
