Роботизация архивного дела
Роботизация и автоматизация процессов используются во многих областях жизни и бизнеса. Это значительно облегчает работу, ускоряет обмен данными, экономит ресурсы. Но, несмотря на всё удобство этих технологий, есть отрасли, в которых даже самые продвинутые достижения роботизации не заменят человеческий труд.
Роботизация архивного дела: возможно или нет?
Со стороны этот вопрос кажется очевидным: все процессы можно роботизировать, почему бы и не передать архивирование современным технологиям?
Но на самом деле это не тот процесс, который автоматика может заменить полностью. Автоматизировать можно лишь часть работы:
- потоковое сканирование документации на специализированном оборудовании;
- присвоение определённого маркера для документов, принадлежащих к одному делу или времени;
- распределение в ветку электронного архива документов с единым маркером или по времени закрытия (для страниц, сканирующихся в одном потоке).
Эти функции помогают ускорить преобразование бумажных документов в цифровой вид и сохранить их в электронном архиве. Без них современные услуги архивариуса не обходятся. Но полностью роботизация архивного дела невозможна.
Почему робот не заменит человека в архивном деле?
Процесс архивации документов и создание электронных архивов совмещает роботизированные технологии и работу человека. Причём, какими бы ни были технические достижения, они не заменят большинство действий, которые выполняет человек. В частности, это:
- сортировка бумажных документов по номеру дела, дате, контрагентам и другим параметрам;
- подготовка пакета документации к потоковому сканированию;
- настройка параметров сканирования и контроль процесса;
- создание программного обеспечения электронного архива с учётом специфики деятельности компании и пожеланий клиента;
- обработка цифровых копий и распределение в соответствующие ветки архива;
- коррекция результатов распознавания (если это необходимо);
- назначение срока хранения для каждого документа;
- принятие решений по уничтожению документов, срок хранения которых истёк.
Эти функции не сможет выполнять ни одна самая технологически уникальная машина или программа. В пользу человека также выступают:
- знания, приобретённые за годы работы;
- изучение новых положений законодательства и применение их на практике;
- опыт работы в архивном деле.
На основании всего вышесказанного можно сделать вывод — роботизация архивного дела невозможна полностью. Даже с развитием автоматизированных функций (таких как потоковое сканирование и прочие) работа человека имеет огромное значение в архивном деле.
