Ремонт в архиве: на что стоит обратить внимание

Ремонтные работы проводят как в действующих архивах, так и в помещениях, которые только подготавливают для хранения документации. Для действующих архивохранилищ ремонт — это не только трудности, но и дополнительная возможность проверить состояние и наличие документов, изменить план расстановки стеллажей.

Что делать с документами?

Чтобы сохранить документацию, рекомендуется переместить ее из архива, в котором будет проводиться ремонт. Есть 2 варианта:

• обратиться за помощью к профессионалам архивного дела, проконсультироваться у специалистов компании «Архивный Эксперт»;
• самостоятельно оборудовать для хранения документов другое помещение.

Требования к помещению для архива

Не каждое помещение подойдет для хранения архивных документов. Непригодны: неотапливаемые, сырые, ветхие, незащищенные от затопления помещения. Нельзя оставлять архивную документацию в зданиях, где хранятся пожароопасные вещества или есть организации, применяющие химические технологии. Также непригодным считается здание, в котором работают службы общественного питания или есть пищевые склады.

Установленные нормы

• Требования к площади. Места в помещении должно быть достаточно для хранения всех имеющихся документов, также нужно учесть, сколько дел поступит в архив в ближайшие годы. Например, на полке стандартного стеллажа длиной 1 м и шириной 65 см помещается 50 папок-скоросшивателей. Если на стеллаже 12 полок, то на нем поместится максимум 600 дел.
• Требования к электрическим приборам. Розетки устанавливают герметичные, каждый светильник должен быть закрыт сплошным плафоном, а проводка должна быть скрытой. Обязательно наличие пожарно-охранной сигнализации, средств пожаротушения.
• Требования к температуре, вентиляции, влажности. Системы кондиционирования воздуха должны поддерживать температурно-влажностный режим, который оптимален для документов в архиве. Например, для бумаг подходит температура 17 – 19 °С относительная влажность 50 – 55 %. Показатели контролируются с помощью гигрометров и термометров.

Специальная комиссия

Решение о том, пригодно ли помещение для размещения архива, принимает специальная комиссия, в которую входят представители санитарных, пожарных, архивных служб. После проведенной экспертизы оформляется акт, согласно которому помещение может быть принято в эксплуатацию.

Чтобы избежать дополнительных трудозатрат, можно воспользоваться услугой хранения документов в компании «Архивный Эксперт». Профессионалы позаботятся о сохранности архива за вас!