Разработка регламента электронного архива
При формировании электронного архива обязательным этапом является формирование его регламента. Он подразумевает создание ряда требований, в соответствии с которыми хранятся документы в архиве, срок их хранения, правил передачи и обработки документов и так далее. Регламент по электронному архиву является неким «фундаментом», на котором базируется вся его последующая работа.
Кроме того, создание регламента необходимо и в рамках соблюдения действующего законодательства и соответствующих правил. Это нужно, в том числе для того, чтобы обеспечить интеграцию и взаимодействие архива с уже существующими информационными системами. Как внутренними (в рамках предприятия), так и внешними (существующими у других предприятий и органов).
Процесс создания регламента электронного архива делится на несколько этапов. Среди них:
- анализ структуры будущего архива;
- непосредственная разработка регламентов и процедур по работе с архивом (при этом особое внимание уделяется учету требований действующего законодательства и соответствующих норм и правил);
- разработка стандартов и правил хранения документации и управления архивом;
- разработка внедрения архива в компании.
Каждый из перечисленных этапов делится на реализацию более мелких задач.
В частности, анализ подразумевает определение:
- баз данных и документов, подлежащих хранению;
- структуры хранимых документов;
- сценариев, по которым в дальнейшем предполагается работа с документами;
- разработчиков и потребителей документации.
Создание алгоритмов:
- архивации документов в соответствии с их видом и назначением;
- жизненного цикла (от создания до уничтожения документации);
- работа с архивом (не только непосредственно с документами, но и с другими системами);
- накопления и использования базы данных;
- защиты и создания информационной безопасности.
Необходимо учесть:
- форматы хранения документации;
- структуру архива;
- стандарты обработки документов и их оформления;
- создание графика и регламента, касающихся основных работ с документами;
- шаблоны отчетов для оценки основных показателей функционирования;
- стратегии доступа и сценарии защиты.
Также при разработке регламента необходимо продумать процесс интеграции архива в структуру предприятия. Для этого создается специальный план внедрения. Компания «Архивный Эксперт» предоставляет услуги по разработке регламента электронного архива. Здесь вы можете заказать не только создание регламента, но и другие услуги по работе с ним.
