Подавляющее большинство бухгалтерских документов, с которыми имеет дело любая коммерческая, non-profit или общественная организация — это результаты взаимодействия с другими организациями. Договоры аренды и купли-продажи, счета-фактуры, накладные и акты выполненных работ — составляют основную массу «бумажной» бухгалтерии. А значит, в электронном архиве должна быть предусмотрена функция поиска документов, связанных со взаимоотношениями с конкретным физическим или юридическим лицом (контрагентом). В карточке документа — обязательном элементе электронного архива — указываются не только наименование контрагента, но и ИНН.
Пополнение электронного архива бухгалтерскими документами включает несколько важных этапов:
Атрибутирование проверяется на этапе верификации. Благодаря этому, уже в электронном архиве, поиск можно вести и по ИНН: не зная наименования контрагента, но располагая идентификатором налогоплательщика, бухгалтер или финансовый директор могут с легкостью найти любой документ, связанный с конкретным контрагентом. Например, если проходит выездная налоговая проверка, и представителям ФНС необходимо предоставить доступ к финансовым документам, связанным с определенной компанией (а значит и ИНН).
Компания «Архивный Эксперт» оказывает услуги по пополнению электронных архивов заказчиков. С помощью современного оборудования и специализированного программного обеспечения удается проводить потоковое сканирование и распознавание документов по ИНН, другим ключевым для бухгалтерии атрибутам.
Большинство операций при пополнении архива автоматизированы — количество ошибок при распознавании стремится к нулю благодаря процедуре верификации.
Услуги распознавания по ИНН и другим атрибутам — недорогой и быстрый способ поддерживать актуальность электронного архива, быстро предоставлять подборки документов по признаку ИНН для представителей проверяющих органов, топ-менеджеров и сотрудников организации.