В каждом офисе документация, хранимая на бумажных носителях, занимает немало места
В каждом офисе документация, хранимая на бумажных носителях, занимает немало места – графики, отчеты, проекты, все это требует еще и немалых расходов на закупку бумаги для печати, заправку картриджей. К тому же, требуется большое количество шкафов, а иногда и специальное помещение для хранения документов.
Вы готовы платить ежемесячно немалую сумму денежных средств на такие расходы, которая могла бы стать частью ежемесячной прибыли предприятия? Если задумались – значит, такие расходы вас напрягают. Но их можно избежать, если единожды провести профессиональное сканирование всей документации в офисе, а затем просто сохранять все документы в электронном формате.
Именно профессиональное, потому что самостоятельно на обычном сканере перевести документ с бумажного носителя в электронный вариант в хорошем качестве практически нереально. Еще одной причиной, которая останавливает владельца офиса совершить перевод всей бумажной документации на электронные носители – это трудоемкость процесса, ведь придется сканировать многие сотни, а то и тысячи страниц.
Но это перестает быть актуальным, если вы обращаетесь к специалистам своего дела, потому что сканирование профессионалами осуществляется с помощью специальной техники. Она позволяет произвести потоковое сканирование всей необходимой документации – времени и сил затрачивается по минимум, а качество сохраняется по максимуму. На обработку одного листа (формат А4) в этом случае затрачивается всего несколько секунд.
Но у непосвященного человека возникает вполне справедливый вопрос: зачем нужны документы в виде картинок, которые невозможно отредактировать при необходимости? Если сканирование осуществляется на профессиональном оборудовании, то применяется методика распознавания текста, которая позволяет сделать не только перевод документа в электронный формат, но еще и сделает текст машиночитаемым, а, значит, восприимчивым к редактированию.
Еще один момент, отличающий сканирование документации на профессиональной основе от обычного — распознавание техникой старых или пожелтевших от времени документов. Конечно, времени для такого материала затрачивается больше, потому что необходимо производить ручное сканирование, зато качество текста в электронном формате будет отличным. Для такого процесса специалисты выставляют на технике индивидуальные для каждого документа настройки.
По окончании работ производится сверка документации на бумажных носителях и в электронном формате, потом — систематизация электронного архива. Скрепки и скобы, которые были сняты с бумаги перед сканированием, возвращаются на свое место. А владельцу изготавливается еще и резервная копия электронного архива.
Узнать о действующих ценах, скидках и специальных предложениях по сканированию документов можно по телефону: 8(495)226-16-67 или по почте: info@archivexpert.ru.