Проблемы кадрового электроного документооборота при передаче документов в государственные архивы

Все больше российских компаний переходят на кадровый электронный документооборот, отказываясь от личных карточек работников, приказов и трудовых договоров в бумажном виде. В повседневной работе это удобно, но при сдаче документов на государственное хранение могут возникать трудности. Сейчас мы расскажем, какие именно.

Проблема на государственном уровне

Сегодня госархивы ориентированы не на электронные, а на бумажные носители. Для электронных документов пока не утвержден единый формат и порядок сдачи.

Если юридическое лицо завершает деятельность, оно обязано передать на хранение в архив документы по личному составу. И здесь возникают определенные трудности:

• государственный архив не принимает электронные документы даже с электронной подписью;
• компании приходится распечатывать все документы, касающиеся кадровых вопросов;
• после этого они заверяются, подшиваются, оформляются в дела с учетом требований архива.

Как показывает практика, это трудоемкий процесс и он полностью перечеркивает те идеи цифровой трансформации, которых до этого придерживалось руководство компании.

Серьезные риски для работников предприятия

Главная опасность для работников связана с тем, что в данном случае не всегда удается обеспечить сохранность сведений о сотрудниках и их трудовой деятельности. Информация о стаже и размере заработной платы может быть утеряна по причине непередачи документов на хранение или неправильного заверения.

Когда перед работником закрывшейся компании будет стоять задача подтвердить трудовой стаж или оформить пенсию, ему придется доказывать факт работы другими способами. Например, искать свидетелей, собирать косвенные документы или делать запрос через суд. А это дополнительные временные и, возможно, финансовые затраты.

Другими словами, даже если строго соблюдаются все цифровые процедуры, это еще не гарантия того, что социально значимая информация будет сохранена и доступна в нужный момент.

Как выйти из сложившейся ситуации

Состоянием на 2025 год государство пока еще не создало эффективную систему хранения документов в электронном формате. Это говорит о том, что организации сами должны подстраховаться в этом вопросе:

• хранить кадровую документацию гибридным способом — и в КЭДО, и с печатью бумажных копий;
• при ликвидации юридического лица заранее распечатать документы и оформить дела по личному составу;
• обеспечить резервное хранение электронного архива, чтобы ничего не было утеряно или случайным образом уничтожено.

КЭДО — удобно и соответствует современным требованиям по автоматизации бизнес-процессов, но задачи долговременного хранения документов это не решает. Возможно, в ближайшие годы что-то изменится, но пока ситуация складывается именно таким образом. И об этом не стоит забывать!