Команда «Архивного Эксперта» уже 20 лет работает с документами разного типа и формата. По долгу службы нам часто приходится переводить бумажный архив в электронный, поэтому мы знаем все тонкости этого мероприятия. Также никогда не скрываем, с какими проблемами хранения документов в электронном виде могут столкнуться наши клиенты. Мы придерживаемся принципа: «Предупрежден — значит вооружен».
Отключение от места хранения, неприятные сюрпризы с безопасностью
Электронную документацию обычно хранят или в облачном сервисе, или на компьютере организации (локально). Облако — это специальный сервер с закрытым доступом. По каким-то причинам этот сервер может быть временно или навсегда отключен, и в таком случае вы потеряете доступ к библиотеке. Такое случается крайне редко, но все же.
Распространенная проблема хранения документов в электронном виде на локальном компьютере — поломка этого ПК или заражение его опасными вирусами. Еще есть опасность того, что жесткий диск корпоративного компьютера будет похищен или утерян, чего нельзя допустить.
Легитимность электронных документов, особенно в юридических спорах
Электронный документ равнозначен бумажному аналогу только в том случае, если он подписан электронной подписью. Но подтвердить подлинность документа с помощью ЭП получится не во всех случаях, могут требоваться услуги нотариуса.
Также стоит учесть, что суд может не принять электронный документ в качестве доказательства. Для этого должны выполняться минимум два условия:
Достаточно часто суд требует именно распечатанные электронные документы с подтверждением личности подписанта. Подлинность ключа ЭП тоже требует подтверждения в центре сертификации.
Поиск конкретного документа только через специальный реестр
Чтобы найти нужный документ и провести с ним определенную работу, нужно воспользоваться электронным реестром. Без этого инструмента поиск конкретного файла займет много времени и, возможно, закончится ничем. Особенно, если речь о крупной компании или предприятии международного масштаба.
Проблемы хранения документов в электронном виде на этом не заканчиваются. Еще один важный момент — использование электронных носителей. Если бумажным документом при соблюдении правил хранения можно пользоваться до 150 лет, то носители электронных документов рекомендуется менять каждые 5-10 лет.