Проблемы хранения документов только в электронном виде

Команда «Архивного Эксперта» уже 20 лет работает с документами разного типа и формата. По долгу службы нам часто приходится переводить бумажный архив в электронный, поэтому мы знаем все тонкости этого мероприятия. Также никогда не скрываем, с какими проблемами хранения документов в электронном виде могут столкнуться наши клиенты. Мы придерживаемся принципа: «Предупрежден — значит вооружен».

Проблема № 1

Отключение от места хранения, неприятные сюрпризы с безопасностью

Электронную документацию обычно хранят или в облачном сервисе, или на компьютере организации (локально). Облако — это специальный сервер с закрытым доступом. По каким-то причинам этот сервер может быть временно или навсегда отключен, и в таком случае вы потеряете доступ к библиотеке. Такое случается крайне редко, но все же.
Распространенная проблема хранения документов в электронном виде на локальном компьютере — поломка этого ПК или заражение его опасными вирусами. Еще есть опасность того, что жесткий диск корпоративного компьютера будет похищен или утерян, чего нельзя допустить.

Проблема № 2

Легитимность электронных документов, особенно в юридических спорах

Электронный документ равнозначен бумажному аналогу только в том случае, если он подписан электронной подписью. Но подтвердить подлинность документа с помощью ЭП получится не во всех случаях, могут требоваться услуги нотариуса.
Также стоит учесть, что суд может не принять электронный документ в качестве доказательства. Для этого должны выполняться минимум два условия:

• между сторонами изначально заключено соглашение, следуя которому электронный документооборот приравнивается к бумажному;
• основные электронные документы дополняются бумагами по поставке товаров или предоставлении услуг, платежными поручениями и пр.

Достаточно часто суд требует именно распечатанные электронные документы с подтверждением личности подписанта. Подлинность ключа ЭП тоже требует подтверждения в центре сертификации.

Проблема № 3

Поиск конкретного документа только через специальный реестр

Чтобы найти нужный документ и провести с ним определенную работу, нужно воспользоваться электронным реестром. Без этого инструмента поиск конкретного файла займет много времени и, возможно, закончится ничем. Особенно, если речь о крупной компании или предприятии международного масштаба.

Только за счет профессионально сформированного реестра вы сможете:

• обеспечить моментальный доступ к документации, в том числе и архивной;
• своевременно фиксировать актуальные изменения в документообороте;
• отслеживать качество работы с документами со стороны персонала.

Проблемы хранения документов в электронном виде на этом не заканчиваются. Еще один важный момент — использование электронных носителей. Если бумажным документом при соблюдении правил хранения можно пользоваться до 150 лет, то носители электронных документов рекомендуется менять каждые 5-10 лет.