Данные рекомендации действуют в отношении гос учреждений и коммерческих организаций по частям обеспечения безопасности, учета и описания документов. Правилами архивного делопроизводства предусмотрен ряд обязанностей и требований по работе с бумагами и материалами, каждый из которых имеет свои трудности, например, проблемы экспертизы ценности документов.
Ряд документов может содержать информацию государственных масштабов, о политической, общественной и культурной сферах жизни, в других же материалах будет описана работа лишь конкретной организации. Некоторые источники имеют одноразовый статус, то есть после одного обращения к ним уже больше не возвращаются. Сама экспертиза определяет срок хранения документа (постоянный, длительный, временный и подлежащий к уничтожению).
Иногда возникают ситуации, когда имеются сложности с определением ценности документа: во-первых, существуют различные сроки хранения (1, 3, 5, 10 лет), во-вторых, необходимо определить, подлежит ли уничтожению источник. Были созданы типовые перечни, позволяющие отразить общие функции деятельности организаций, типовые вопросы и т. д. Однако, они не могут должным образом охватить всю систему документации. Поэтому министерствам и ведомствам приходится организовывать собственные перечни, что не всегда удобно.
Утяжеляет процесс экспертизы и то, что потом нужно провести научно-техническую обработку информации и упорядочить ее прежде, чем принять документ в архив. Особенно часто возникают проблемы экспертизы ценности документов, находящихся на электронных носителях. В нашей стране уже несколько лет имеются нормативные требования, регулирующие этот вопрос, но их оказывается недостаточно в условиях отсутствия точных механизмов и схем проверки таких источников. Неудивительно, что малая доля организаций вносит в архив электронные документы. Так или иначе, архивное учреждение может, и должно, заинтересовать в такой необходимости.
Основные проблемы экспертизы ценности документов в гос учреждениях заключаются в том, что иногда некоторых требуемых документов нет, но при этом они необходимы для занесения в акт. В такой ситуации они могут быть внесены условно, при этом большая вероятность, что возникнут дополнительные негативные последствия, а ответственность несет само учреждение.
Решить возникающие проблемы поможет компания «Архивный Эксперт», чьи специалисты уже много лет предоставляют услуги по экспертизе документов.