Примеры использования архивов в судебных делах

Упорядоченный архив — верный помощник предприятия. Он не только поможет избежать штрафов за неверное хранение бумаг, но и при случае — защитить интересы фирмы в суде.

Бумаги как аргумент для суда

В судопроизводстве бумажные документы относят к «‎письменным доказательствам»‎. Это может быть всё, что прямо или косвенно говорит в вашу пользу. Такие бумаги направляют в суд заранее, а копии передают всем участникам дела. Оригинал документа нужно принести на заседание и быть готовым предъявить его. Подойдёт и заверенная копия, но тогда придётся объяснить, почему нет оригинала. Суд вправе изъять бумагу для экспертизы почерка или печатного оттиска. Готовясь к суду, собирайте всё, что может доказать законопослушность фирмы или недобросовестность противоположной стороны: счета, чеки, контракты, накладные.

В своё время транспортная накладная помогла заводу ферросплавов выиграть дело о задержке доставки груза. Перевозчик, нарушивший сроки, в итоге выплатил заводу более 1 миллиона рублей, плюс почти 25 тысяч, истраченных на госпошлину за подачу иска. Теперь представьте, как бы решилось дело, если бы архив вёлся небрежно и накладная затерялась.

Принимаются ли электронные документы?

Да, в суд можно направить:

Сканы документов. Они должны хорошо читаться: если размыта хотя бы часть изображения, суд его не примет. Каждый скан отправляют отдельным файлом, в названии указывают тип документа и число страниц. И всё же на заседание лучше принести оригинал — его тоже могут запросить.
Электронные документы — те, что созданы в цифровом виде и никогда не переносились на бумагу. Они должны содержать электронную цифровую подпись — ЭЦП.
Именно электронные документы помогли группе компаний «Протек» выиграть дело о поставке аптеке-ответчику лекарств на сумму 37,6 миллиона рублей. Ответчик заявлял, что никаких лекарств не получал. Но поставщик сумел доказать факт поставки с помощью электронных накладных и доверенности, которую предъявил получатель, и справедливость была восстановлена.

Примет ли суд переписку в интернете?

Предположим, партнёр А отошёл от строгих условий контракта, поскольку партнёр Б разрешил это в переписке. А затем у Б появились претензии. Как доказать, что Б сам смягчил условия? Докажут ли это скриншоты переписки в мессенджере или электронной почте? Да, но только если будет точно установлено, что имейл или номер телефона, с которого велась переписка, действительно принадлежит партнёру Б.