Далеко не каждая организация может передавать на хранение свои документы в государственный или муниципальный архив. Согласно Федеральному закону 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», положениям «Основных Правил работы архивов организаций» принимаются только документы от организаций и частных лиц в статусе источников формирования архива. При соблюдении ряда условий отправлять документы обязаны и остальные организации, но только дела определенных категорий и при определенных условиях. Отказы в приёме при этом — распространенное явление.
Первая причина — объективная. Оставшиеся имеют отношение, скорее, к субъективным и вполне исправимым.
Основанием для приема документов в архив от организации, которая не имеет статус источника комплектования, может быть только ее ликвидация (банкротство). Если происходит реорганизация, не важно, в каком формате — слияние, разделение, преобразование — архив не просто имеет право отказать; он обязан это сделать.
Правильней в этой ситуации — не тратить время на выяснение отношений, а распределить документы в соответствии с новой структурой организации/организаций. Если в архив вы обращались из-за желания уменьшить количество хранимых документов — проще провести экспертизу их ценности и уничтожить те, что не подлежат хранению и передаче в государственный или муниципальный архив.
В «Основных Правилах …» четко прописано, в каком виде нужно сдавать дела в архив:
Если этого нет — закономерен отказ архива в приеме документов.
Требования к комплектности документов и дел обусловлены тем, что отсутствие бумаг определенного типа просто делает хранение бессмысленным. Кадровые документы, например, должны быть представлены не только трудовыми договорами или личными карточками (делами), но и приказами по организации, а также финансовыми — касающимися заработной платы. Некомплектность однозначно приведет к отказу в приеме на хранение.
Точные данные об ответственном за архив лице и организации также обязательны. Даже если источник документов — организация, которой не существует, у нее могут быть правопреемники. Документы из ниоткуда ни один государственный или муниципальный архив не примет.