Хранение и использование документов должно быть предельно удобным, не отнимающим ни одной лишней минуты
Одно из правил легендарного компьютерного магната Билла Гейтса гласит: начинайте развитие фирмы с наведения полного порядка в её бумагах. Хранение и использование документов должно быть предельно удобным, не отнимающим ни одной лишней минуты. Архив должен быть таким: несколько мгновений — и нужный документ найден. Тогда точно такой же порядок будет и в работе фирмы. Ясная голова и чистый разум!
Помощь от электронного архива
Последовать этому ценному совету в наши дни помогает электронный архив. Во всём мире он уже признан оптимальным способом хранения и использования документов. Даже отцы-основатели знаменитых брендов, находящиеся в преклонных годах и не любящие ничего менять, признали необходимость перехода на электронный вариант хранения архивных документов. Как говорит основатель бренда Nike Фил Найт, «В 21 веке необходимо отбросить старые привычки и идти в ногу со временем».
Преимущества электронного архива
Электронное хранение и использование архивных документов — не только дань современным технологиям.
Этот ход даёт фирме массу преимуществ:
- Системность. Абсолютно любой документ можно проиндексировать и внести в электронную базу так, чтобы он стал частью единого целого и занял своё индивидуальное место.
- Защита информации. Электронное хранение документов — гарантия их сохранности. Тогда как бумажному архиву грозят пожары, наводнения, да и просто постепенное разрушение временем.
- Моментальный поиск. Если Вам срочно понадобилась какая-либо бумага, на её поиск в компьютерной базе уйдёт всего полминуты. После чего документ можно для наглядности распечатать. Таким образом, Вы всегда во всеоружии и можете содержательно ответить на вопрос партнёра, клиента, налогового инспектора.
- Ограниченный доступ. Сегодня электронное хранение и использование архивных документов предполагает несколько степеней защиты от несанкционированного доступа. Вы можете быть спокойны: пользоваться информацией из базы данных смогут только уполномоченные сотрудники фирмы.
- Гибкое информационное поле. Вы сможете в любой момент отредактировать имеющуюся информацию или внести новые данные.
И это не говоря уже об освобождении офисной площади, отведённой для бумажного архива.
Если необходим электронный архив — обратитесь к нам
В нашем коллективе трудятся архивисты с многолетним опытом модернизации архивов, которые организуют:
- сканирование бумаг на профессиональных аппаратах с проверкой качества каждой копии;
- обработку и систематизацию полученных электронных документов;
- составление единого электронного архива, где любой документ можно быстро найти по удобному Вам критерию — виду/названию/дате и т.д.
- создание резервных копий архива.
Результат нашей работы
Уже в первые дни использования архивных документов наши Клиенты отмечают: повседневные дела фирмы стали идти быстрее, а коллектив ощутил огромное удобство работы с документами.