Правильное распределение доступа к архивным документам внутри организации

Правила распределения доступа к архивным документам определяют эффективность, прозрачность и безопасность работы в организации. Невыполнение этих правил может привести к хаосу: если обеспечить бесконтрольный доступ людей к архивным документам внутри организации, можно столкнуться с потерями, порчей документов, при этом далеко не всегда можно будет найти виноватого.
Поэтому важно сформировать определенный алгоритм работы с архивными документами, который поможет каждому желающему быстро найти всю необходимую информацию, при этом архив будет оставаться таким же упорядоченным, удобным в использовании, а документы сохранятся в надлежащем виде.

Распределение доступа к архивным документам: основные правила

О каких правилах обычно идет речь?

Кто может быть допущен к архивным документам внутри организации? Документы разделяют на несколько категорий. К большей части архивных документов, за исключением секретных, осуществляется свободный допуск, в том числе, в архивных фондах. Архивы предоставляют открытые документы для пользования всем потребителям, включая граждан (по личным заявлениям) и организации. Если мы говорим про документы, находящиеся в частной собственности, правила доступа к ним устанавливаются владельцем этих документов.

Когда может быть ограничен доступ к документам?

Если эти документы содержат информацию, которая представляет собой тайну — государственную или другую, охраняемую законодательством. Доступ к документам может быть ограничен на основе законодательства страны, международного договора, на основе распоряжения собственника архива (если архив находится в частной собственности).

Как обеспечивается доступ к документам?

Пользователь получает справочно-поисковые средства и информацию о них. Либо могут быть предоставлены копии или подлинники нужных документов. Наконец, можно использовать интернет или информационно-телекоммуникационные сети общего пользования для копирования документов.

Каждая организация формирует собственный алгоритм распределения доступа к архивным документам — структура этого алгоритма зависит от множества факторов: от того, о каких видах документов идет речь, от того, ведется ли на предприятии бумажный или электронный документооборот и так далее. В любом случае правила устанавливаются на этапе формирования архива и должны соблюдаться всеми сотрудниками организации без исключения.