Рассмотрим основные правила хранения документов
В этой статье перечислены основные моменты, на которые стоит обратить внимание при создании архива, учитывая правила хранения документов. Итак, рассмотрим основные правила хранения документов.
Правила хранения документов подразумевают, что бумага, на которой напечатаны документы архива, остается физически и химически стабильна на протяжении долгого времени. В действительности же, это трудновыполнимое условие, так как в бумаге, используемой сегодня, повышена кислотность (древесная целлюлоза).
Кислотность провоцирует гидролиз химических связей в целлюлозе, таким образом, разрушая бумагу. Кроме того, современные чернила зачастую растворимы в воде и тоже имеют повышенную кислотность. Загрязнение атмосферы также оказывает негативное воздействие на сохранность документов.
Без сомнения, правила хранения документов пишутся с целью обеспечения сохранности документов. Какие факторы могут нанести вред документам и как лучше защитить их? Чтобы ответить на эти вопросы, необходимо понимать, какие воздействия особенно пагубны для документов. Прежде всего, сама бумага представляет опасность для документа, на ней напечатанного. Этому виной кислотность, которая упоминалась выше.
Правила хранения документов предусматривают размещение коробов архива как можно плотнее друг к другу. При таком расположении в случае возгорания огонь распространяется значительно медленнее, следовательно, с большей вероятностью сохранятся документы.
Итак, не оставляйте зазоров и щелей между коробами и папками в архиве. Правила хранения документов также гласят: чем больше разделителей, тем лучше. Иными словами, согласно правилам хранения документов, архивные короба должны быть разделены изнутри, документы должны храниться в папках и файлах подходящего размера.
Правила хранения документов запрещают использовать для архива помещение с повышенной влажностью. Сырые документы быстро покрываются плесенью, а очистка от плесени и реставрация стоят дорого, кроме того, не гарантируют восстановление документа. По-настоящему действенный метод – это замораживание и сублимационная сушка, однако восстановление документа таким способом потребует колоссальных затрат. В случае потопа окажется эффективным правило большого количества барьеров и разделителей.
Материалы, в которые упакованы документы, играют важную роль в продолжительности хранения документов. Короба и папки призваны защитить документацию от губительного воздействия высоких температур, влажности, они выполняют функции механической, и, иногда, химической защиты.
Правила хранения документов требуют, чтобы документы архива хранились в специально предназначенных для этого архивных коробах. Согласно правилам хранения документов, недопустимо содержать документацию в пластиковых коробках. Также, следуя правилам хранения документов, не следует хранить документы в пластиковых файлах и папках, не предназначенных для архивного хранения.
Со временем пластик неизбежно плавится, прилипает к бумаге и химически реагирует с чернилами. Для архивного хранения документов следует предпочесть безкислотные архивные короба и папки.