После ликвидации или банкротства перед ними встает серьезная задача: правильно распорядиться документами, скопившимися за все годы работы.
Закон не позволяет просто уничтожить или сложить на хранение бумаги, ведь все сотрудники имеют право на пенсионные выплаты за срок работы в ликвидированной или обанкротившейся организации — их документы должны быть переданы государству в установленном порядке. Кроме личных дел в компании остается масса других бумаг от бухгалтерских отчетов до внутренних приказов. Разные категории документов требуют индивидуального подхода, поэтому ответственным за ликвидацию лицам предстоит выполнить сложную и объемную работу, прежде чем получить разрешение на прием документов в архив.
Прием документов в архив при ликвидации предприятия осуществляется на основании федерального закона №125. Он предписывает передать часть документов в Архивный фонд страны в обязательном порядке, а другие бумаги отправить на хранение в соответствующую организацию на платной основе. Архивы принимают дела только после полного прекращения деятельности.
Процедура архивирования начинается после заключения ликвидационной комиссии о прекращении деятельности. Комиссия принимает документацию и выносит решение о ее дальнейшем движении по инстанциям и хранении. При этом прием документов в архив при ликвидации невозможен без надлежащего оформления дел. Договора, личные карточки, приказы, зарплатная документация — все это должно быть приведено в порядок в соответствии с правилами архивирования. Бумаги должны быть рассортированы по датам, разложены по папкам с сопроводительными листами, некоторые — отсканированы, ненужные — официально уничтожены.
Основная сложность приема документов при банкротстве заключается в том, что руководство не может просто передать весь объем скопившихся бумаг. Перед этим необходимо их упорядочить и привести в соответствующий вид. Также требует решения вопрос оплаты хранения, поскольку архивные услуги части документов оказываются платно, при том, что организации больше не существует и расчетные счета закрыты.
Если перед вами встал сложный вопрос передачи документов в архив при ликвидации, вы столкнулись с непреодолимыми для вас обстоятельствами (утеря важных документов или отказ Архивного фонда), поручите его решение опытным профессионалам, мы уже отправили на хранение дела сотен ликвидированных организаций и знаем, как быстро выходить из самых противоречивых ситуаций.