Документы любят порядок, а без должного осмотра и проверки каждой бумаги в деле может возникнуть хаос. Даже если делопроизводство в компании ведется на высоком уровне, всегда есть риск, что при сдаче документации на временное или постоянное хранение будут выявлены какие-то недочеты. Принимая дела у организаций, не уделяющих должного внимания делопроизводству, сотрудники архивов тратят много времени на скрупулезное изучение малейших деталей. И полистный просмотр — единственный способ наладить порядок в документах.
С помощью полистного просмотра проводят анализ содержания, определяют практическую и научную ценность, устанавливают соответствующие сроки хранения каждого документа. Кроме того, данная процедура позволяет выявить наличие или отсутствие ордеров, накладных, инструкций и предписаний, указанных в акте передачи, и предотвратить возможную утерю важнейшей информации.
Сотрудники тщательно осматривают дело, изымая все бумаги, не имеющие к нему отношения, удаляя черновики и дублетные экземпляры. При осмотре удаляются все мелкие металлические предметы, которые при длительном хранении способны изменить свой химический состав и повредить бумагу, с которой соприкасаются.
Особое внимание уделяется правильности расположения документации в папке. Как правило, в зависимости от предназначения, документы складывают одним из следующих способов:
Формирование личного дела требует особого подхода. В папку помещаются документы, которые формируются согласно установленной на предприятии процедуре. Как правило, в пакет включается заполненная анкета, копии аттестатов и дипломов, медицинское заключение, трудовой договор и копия приказа о включении работника в штат. Затем располагаются документы, поступившие непосредственно в процессе трудовой деятельности, а это приказы об изменении служебного положения сотрудника, резолюции, поручения.
Компания «Архивный эксперт» оказывает услуги по архивированию любого типа информации. Наши сотрудники проведут тщательный полистный просмотр документов и наведут порядок в вашей документации.