Электронный архив упрощает и ускоряет работу с документами, защищает их, освобождает место от кипы бумаг, позволяет организовать быстрый документооборот. Все эти задачи решаются, если при создании виртуального архива соблюдается порядок этапов этой работы. Специалисты компании «Архивный Эксперт» знают и строго соблюдают этот порядок.
На первом этапе выполняются подготовительные работы. Бумажные документы, которые должны быть переведены в электронную форму, тщательно просматриваются. Из них удаляются скрепки, зажимы и другие предметы, способные повредить сканер. Определяется тип оборудования, с помощью которого будет формироваться виртуальный архив, запускается необходимое программное обеспечение для управления им.
Бумажные версии документов сканируются и переводятся в цифровую форму. На этом этапе создаются файлы графического формата — изображения документов, пригодные для визуального восприятия, но не подходящие для машинной обработки текста (например, поиска документов по определённым текстовым фрагментам).
На следующем этапе создания виртуального архива во многих случаях производится распознавание текста. Специальное программное обеспечение анализирует графические файлы, определяет буквы, цифры и другие символы и переводит графику в текстовый формат. После этой работы функциональность виртуального архива значительно повышается. Так, его пользователи получают возможность быстрого поиска документа по названию, дате, текстовому фрагменту или другому реквизиту.
На завершающем этапе создания виртуального архива выполняется его систематизация и настройка.
• структурируют базу данных, состоящую из графических и/или текстовых файлов, распределяют электронные документы по группам;
• наделяют пользователей виртуального архива разными правами доступа к его содержимому. На этом этапе учитывается организационная структура предприятия и принимаются во внимание требования заказчика услуги;
• объединяют созданный виртуальный архив со сторонним программным обеспечением, используемым в компании — офисным, графическим, для работы с электронной почтой и другим.
Специалисты компании «Архивный Эксперт» имеют большой опыт работы с документами. Некоторые из них трудятся в отрасли более 30 лет.
Наши сотрудники в совершенстве владеют современными технологиями, используемыми для формирования виртуальных архивов, и отлично знают особенности аппаратного и программного обеспечения, используемого для этой работы.
Мы применяем современное оборудование — в частности, профессиональные потоковые сканеры. Благодаря этому наши специалисты оцифровывают даже большие массивы бумажных документов быстро и с безупречным качеством.
Каждый клиент компании «Архивный Эксперт» может рассчитывать на конфиденциальность информации, полученной в ходе общения и содержащейся в обрабатываемых документах. Сведения, полученные нами, ни при каких обстоятельствах не станут достоянием третьих лиц.