Почему нужно хранить бумажные документы?

Для упрощения работы юристов, бухгалтеров и архивариусов, а также для экономии материальных средств, многие компании России переходят на электронный документооборот. Этот способ систематизации помогает сохранить информацию даже во время форс-мажорных обстоятельств и облегчает работу с документацией. При помощи сети Интернет получить доступ к электронным документам можно из любой страны мира.

С 22 ноября 2021 года даже кадровые документы разрешили оформлять и хранить в электронном виде, обходясь при этом без бумажных дубликатов. Создается впечатление о том, что бумажные документы становятся неактуальными. И в ближайшее время цифровые документы полностью заменят бумажные. Однако это впечатление обманчиво: переход на электронный документооборот не является обязательным. Компании могут отказаться от цифровизации и продолжить оформлять документы в привычном каждому бумажном виде.

Почему нужно хранить

Кадровая документация хранится от 50 до 75 лет. Если организация прекращает свою деятельность, то документы по сотрудникам сдаются в архив. Очевидно, что для всех работников компании, отказавшихся от внедрения в организации электронного документооборота, нужно хранить бумажные документы.

Индивидуальному предпринимателю даже в случае прекращения осуществления деятельности избавляться от бумажных документов недальновидно. В течение 5 лет нужно хранить бумажные документы из бухгалтерии. В экстренной ситуации имеющиеся в наличии грамотно оформленные счет-фактуры, накладные и акты помогут разрешить любые конфликты с контрагентами.

Налоговые проверки и суды

Задумываясь о том, почему нужно хранить бумажные документы, стоит вспомнить и о выездных налоговых проверках, во время которых проверяют налоговые начисления за последние 3 года. Если будут отсутствовать документы, подтверждающие правильность начислений и своевременность оплаты налогов, то придется заплатить не только налоги повторно, но и доначисленные пени. Чтобы не попасть в неприятную ситуацию, все бумаги, связанные с начислением и оплатой налогов, стоит хранить в течение 4 лет.

Хранение бумажных документов поможет избежать дополнительных материальных затрат, сэкономит время. При необходимости привычные оригиналы помогут справиться с необоснованными взысканиями и доказать свою правоту в любых инстанциях страны.