Несмотря на то, что документооборот в каждой компании имеет свои особенности, всё же для всех организаций прослеживается общая схема в обращении с документами. Первичная обработка документов чаще всего является отправным этапом в сложном процессе документооборота.
Первичной обработке документов подвергаются, прежде всего, бумаги приходящие в компанию извне. В небольших фирмах первичной обработкой документов занимается секретарь, а в более крупных организациях существует специальный экспедиционный отдел. Первичная обработка документов предполагает централизованную проверку всей входящей документации.
При этом проверяется не только бумажная документация, доставленная по почте, с курьером или непосредственно клиентами и партнёрами организациями, но и электронные и факсимильные документы.
Первейшим этапом первичной обработки документов является их проверка на правильность доставки. В случае если документы пришли не по адресу, они незамедлительно отправляются адресату или отправителю – это стандартное правило делового этикета. После проверки правильности доставки, всю входящую документацию проверяют на предмет физических повреждений, не нарушена ли целостность конвертов, после тщательно изучают, в полном ли объёме был доставлен документ, не потерялись ли при транспортировке какие-либо его части, на месте ли все страницы и заявленные приложения. Конечным этапом первичной обработки документов является знакомство секретаря или другого ответственного работника с содержанием документа и принятие решения, кому из сотрудников организации этот документ будет отправлен далее.
Технология первичной обработки документов предполагает вскрытие всех конвертов кроме конвертов с пометой «личное». После чего большинство вскрытых конвертов уничтожается. Не уничтожаются конверты, полученные от физических лиц, т.к. чаще всего адрес отправителя указывается именно на конверте и только на нём. Также не уничтожаются конверты от всех документов (особенно финансовых), доставка была просрочена. Конечно же, абсолютное большинство «просроченных» документов доставляется почтой, и именно почтовый штамп будет служить ключевым доказательством того факта, что отправитель вовремя отправил бумаги.
Немаловажной составляющей процесса первичной обработки документов является регистрация документа и постановка специальной отметки. Не стоит забывать о том, что регистрировать и отмечать необходимо не только документы представляющие ценность для организации и её сотрудников, но и рекламные письма, приглашения и т.п. Это необходимо делать для того, чтобы объём работы секретаря или экспедиционного отдела был правильно учтён.