Переводим кадровый документооборот в «цифру». С чего начать?

Электронный кадровый архив облегчает документооборот и экономит время. Руководители многих организаций по достоинству оценили возможности работы с оцифрованными документами. Некоторые успешные компании страны уже перевели кадровую документацию в электронный формат, дублируя при этом документы на бумажных носителях. Однако в 2021 году законодательство изменилось.

Из-за форс-мажорных обстоятельств и перевода работников на «удаленку» возникла необходимость в юридически грамотном оформлении дистанционной работы сотрудников. Поэтому 22 ноября 2021 года согласно ФЗ № 377 в трудовой кодекс РФ была внесена статья 22 о КЭДО, разрешающая работать с большинством кадровых документов без дублирования их на бумажных носителях. Впервые по всей стране электронный кадровый документооборот стал регулироваться на законодательном уровне. При этом осталась документация, которую необходимо оформлять в бумажном виде.

Как оперативно оцифровать кадровую документацию?

Кадровые документы подразделяются на бумаги о трудовой деятельности конкретного работника и на массовые. К документации личного характера относятся трудовые договоры, а также приказы об изменении условий трудового договора, различные документы о принятии на работу, о прохождении испытательного срока, об увольнении и о переводе на другую должность. Под массовой документацией подразумеваются различные инструкции и распоряжения, касающиеся деятельности сотрудников компании или подразделения.

Как документы попадают в систему

Чтобы перевести бумаги в электронный формат, необходимо отсканировать документацию при помощи специального оборудования. Затем оцифрованные документы индексируются. Выполнить эту работу можно или вручную, или полуавтоматическом режиме современное программное обеспечение существенно облегчает работу, распознавая информацию и автоматически внося данные в документацию.

Необходимо организовать электронный кадровый документооборот? Не знаете, с чего начать?
Воспользуйтесь услугами сотрудников компании «Архивный Эксперт». Больше 30 лет наша компания помогает оцифровывать различные документы. Наши сотрудники, прекрасно зная, как создать электронный кадровый архив, помогут вам организовать работу с учетом действующего законодательства. Мы гарантируем стопроцентную конфиденциальность.