Передача документов внутри организации при смене руководителя

Основные правила

Смена руководства – не только стресс для сотрудников, но и важный момент деятельности предприятия, при котором требуется соблюсти не только юридические тонкости, но и требования архивного законодательства РФ.

Передача документов при смене руководителя

Не всегда передача документов при смене руководителя (учредительных, бухгалтерских и прочих) регламентируется Уставом компании, или трудовым договором. Чаще ни сотрудники, ни директорат не владеют навыками передачи дел. Новому директору как правопреемнику, за отсутствие важной документации грозит ответственность. Поэтому передача документов при смене директора как процедура требует абсолютной внимательности и соблюдения правил. Немаловажным является документальная фиксация момента начала работы новым руководством и сдачи-приема дел по актам, распискам. Стоит помнить, что передаче подлежат и дела, находящиеся в делопроизводстве, и заархивированные. А акты могут составляться как совместно с актами на МЦ, так и отдельно.

Процедура передачи документации

1. Создание комиссии, ответственной за передачу дел. Приказом назначаются исполнители, сроки и пр.
2. Определение объема дел, сроков хранения.
3. Составление описи каждого дела. Проверка правильности оформления дел и их комплектности, сохранности – прерогатива опытных архивистов. Заключенный с профильной организацией, например, Архивный Эксперт, договор значительно облегчит задачу сотрудникам компании.
4. Отзыв доверенностей (приказом), замена банковских карточек (законодательный порядок), извещение доверенных лиц (письменно).
5. Извещение официальных органов, контрагентов о смене руководства предприятия.

К обязательно передаче относятся:

• Обязательные к хранению документы (уставные, бухгалтерские);
• Внутренние акты – приказы, назначающие материально-ответственных лиц; кадровая документация, штатное расписание; регламент доступа к секретной информации предприятия и список лиц, обладающих доступом; список лиц с правами подписи на финансовой документации.
• Действующие договора;
• Список банковских счетов, печати;
• Документы на право собственности (аренды) занимаемых организацией площадей;
• Аудиторские отчеты и отчеты исполнения предприятием их предписаний.

Выгоды работы с профессионалами

Передача документов внутри организации при реорганизациях и смене директората подразумевает проведение глубокой ревизии делопроизводства, состояния дел и обязательств предприятия. Этот процесс может занять не одну неделю, особенно при отсутствии грамотных делопроизводителей и юристов в компании. Архивный Эксперт сделает организационный процесс передачи и оформления дел, сократит сроки и повысит качество работ, поможет выявить упущения и недостающие документы – следовательно, убережет новое руководство от штрафных санкций и поможет предприятию оптимизировать документооборот.