Передача документов в государственный или муниципальный архив

Подготовка и осуществление передачи документов в государственный или муниципальный архив является одной из важных и ответственных задач делопроизводства на любом предприятии или в организации. К данному процессу предъявляется ряд строгих требований, невыполнение которых в будущем может стать причиной возникновения различных затруднений и неприятностей.

Процесс передачи документов

Если делопроизводство в организации ведется на должном уровне, процесс передачи документов в государственный или муниципальный архив особых затруднений, как правило, не вызывает. Тем не менее, мероприятие это длительное, весьма трудоемкое и состоит из нескольких этапов. Первый, по сути, является формированием дел и папок в текущем документообороте и успешно выполняется сотрудниками в течение рабочего времени.

Подготовка документов к передаче в архив

Каждые три года (по мнению специалистов это оптимальный срок) накопленные документы должны проходить так называемую экспертизу ценности, после чего они оформляются и подготавливаются для передачи в государственный или муниципальный архив в зависимости от подчиненности организации или предприятия или же уничтожаются. Для проведения экспертизы в организации приказом руководителя создается экспертная комиссия, состоящая как минимум из трёх человек, включая секретаря комиссии. В экспертную комиссию может входить привлеченный специалист архивного дела, что также отражается в приказе руководителя.

Оформление документов

После того, как экспертной комиссией отобраны документы, подлежащие передаче в архив, они должны быть соответствующим образом оформлены. На этом этапе, особенно если документов достаточно много, целесообразно воспользоваться услугами фирм, специализирующихся на архивных работах. Это поможет не только справиться с нелегким делом передачи документов в государственный или муниципальный архив, но и сэкономить рабочее время собственных сотрудников, не нарушая стабильность работы организации.

Требования к формированию и оформлению дел

Необходимость обращения к специалистам архивного дела обусловлена также наличием строгих требований к формированию и оформлению папок и дел. Требования эти установлены ГОСТ 17914-72 и касаются также сроков хранения тех или иных документов , что обязательно должно указываться на обложке дела среди прочих реквизитов.

Составление внутренней описи

В завершении процесса подготовки папок и дел для сдачи в архив составляется их внутренняя опись, после чего производится непосредственно передача документов в архив. Архив, государственный или муниципальный, имеет свой утвержденный график, согласно которому принимаются документы от организаций и предприятий.

Услуги специалистов

Как уже отмечалось, облегчить процесс передачи документов в архив помогут специалисты архивного дела. Такие услуги предоставляет  «Архивный эксперт», работающая в данной области более восьми лет. Специалисты компании обладают большим опытом работы с документами в организациях и предприятиях разных форм собственности и подчинения, что гарантирует клиентам высокое качество услуг.

Узнать о действующих  ценах, скидках и специальных предложениях по сдаче документов в архив можно по телефону: 8(495)226-16-67 или по почте: info@archivexpert.ru.