Передача документов на постоянное хранение в архив

Какие документы требуют постоянного хранения

Сроки хранения той или иной документации определяются соответствующими Федеральными законами, положениями Федерального архивного агентства (Росархива) и Министерства культуры России. Передача документов на постоянное хранение подразумевает работу со следующими бумагами:

• протоколы общих собраний акционеров (учредителей);
• протоколы совещаний у генерального директора (кроме оперативных);
• распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения, постановления).

На самом деле список документов, которые должны передаваться на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив намного больше. Еще на начальном этапе формирования дел мы точно определим, какие документы должны находиться в архиве до ликвидации компании, а какие можно уничтожать через несколько лет.

Все действия — по описи!

Передача документов на постоянное хранение осуществляется после оформления сдаточных описей. Это требование относится не только к бумажной, но и электронной документации. В описи обязательно указываются данные по индексу и заголовку каждого дела, количеству листов или объему, сроках хранения. При необходимости прописывается примечание (информация о физическом состоянии дел, особенностях передачи и пр.).

Для государственных и муниципальных архивов подготавливаются четыре экземпляра описи. Если же архив находится на территории предприятия или организации, достаточно одного-двух экземпляров. В любом случае:

• на документе должны быть подписи составителя и сотрудника, ответственного за архив;
• содержание описи рассматривается на заседании экспертной комиссии организации;
• документ утверждается руководителем компании, которая передает бумаги в архив.

Не допускайте ошибок!

Хотим обратить ваше внимание на то, что процедура передачи документов на постоянное хранение в архив лишь на первый взгляд кажется простой. На самом деле в ней есть множество подводных камней, о которых не знают специалисты без соответствующего опыта и квалификации. Распространенные ошибки:

• неверный порядковый номер или заголовок дела;
• неточности в основных графах описи, включая «примечания»;
• неправильное составление итоговой записи при поступлении дел в архив;
• ошибки при заверении описи или даже утеря отдельных бумаг.

Чтобы этого не произошло, и передача документов на постоянное хранение прошла cпокойно, доверьтесь профессионалам. Хотите проконсультироваться или вызвать сотрудника компании «Архивный Эксперт» для оценки объема работы? Просто позвоните: +7 (495) 226-16-67.