Передача дел на архивное хранение

В ходе которой оценивается практическая и научная ценность данных

Передача дел на архивное хранение предполагает проведение экспертизы ценности документов (в ходе которой оценивается практическая и научная ценность данных), выполнение работ по оформлению дел в соответствии со стандартами архивного хранения, а также создание описаний для документов долговременного и постоянного хранения.

Этапы проведения экспертизы ценности

Первый этап проведения экспертизы ценности — определение сроков хранения документов различных типов и составление номенклатуры. На втором этапе проводится подготовка к передаче дел на архивное хранение, а на третьем — уточняется ценность бумаг для передачи дел в государственный архив.

Экспертная комиссия

Экспертиза ценности при передаче дел на архивное хранение выполняется с помощью специальных экспертных комиссий, создаваемых на предприятиях. В обязанности комиссии входит отбор и подготовка документов, а также контроль правильности всех принимаемых решений. Главой экспертной комиссии обычно назначается руководитель компании или заместитель.

Типовой состав экспертной комиссии включает:

  • Руководителя;
  • Юриста;
  • Служащего отдела кадров;
  • Консультанта из бухгалтерии;
  • Завканцелярии;
  • Заведующего архивом компании.

Как правило, комиссия собирается и дважды в год. Заседания протоколируются, а протоколы подписываются председателем и секретарём комиссии.

Оформление дел при передаче на архивное хранении

  • Полное оформление дел при передаче на архивное хранение выполняется следующим образом:
  • Документы располагаются в хронологическом порядке (или ином специфическом для конкретного архива).
  • Проводится нумерация листов дел.
  • Подшивается заверительный лист с подписью.
  • При необходимости составляется внутренняя опись для документов, название которых не раскрывает содержания. Опись размещается в начале дела.
  • Производится переплёт и подшивка документов.
  • Обложка дела оформляется в соответствии с принятыми стандартами.
  • Данные о передаче дел на архивное хранение вносятся в опись (документ, систематизирующий учёт дел в рамках архивного фонда).
  • Дело принимается заведующим архивом.

Уничтожение документов

В случае, если дело не подлежит передаче на архивное хранение, производится его уничтожение, подтверждаемое соответствующими актами.

Выполнение передачи дел на архивное хранение в компании

Передач дел на архивное хранение обычно выполняется централизованно для всей компании, то есть одновременно во всех структурных подразделениях. На практике это означает, что каждое отдельное подразделение также должно иметь чёткий внутренний распорядок документооборота и хранения дел.

Узнать о наших услугах по передачи дел на архивное хранение, Вы можете по телефону 8(495)226-16-67 или отправить запрос на info@archivexpert.ru