Освобождать ли место в архиве: потенциальные риски

Многие организации стремятся как можно быстрее уничтожить архивные6 документы с целью освободить место. Так делать не стоит — уничтожение может стать причиной проблем, которые могут принести компании серьезные убытки.

Общие правила хранения документов
Сроки хранения документов установлены законодательно. Согласно ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные документы, бухгалтерские регистры, отчеты должны храниться не менее 5 лет. По истечении этого срока они уничтожаются.

Документами бухгалтерского учета признаются только те, что отражают факты хозяйственной жизни, активы, обязательства, источники финансирования, доходы и расходы предприятия. Если бумаги не связаны с этим, то срок их хранения юридическое лицо определяет самостоятельно локальным нормативным актом.

Какие проблемы могут быть из-за уничтожения документов
Мы рекомендуем хранить любые документы более 5 лет. В противном случае их отсутствие может вызвать проблемы, сопряженные с убытками. Разберем это на примере иска к предприятию.

Согласно ст. 196 ГК РФ общий срок исковой давности составляет 3 года. В соответствии со ст. 200 ГК РФ он начинает исчисляться со дня, когда лицо узнало о том, что его право нарушено. Содержание этих норм позволяет обратиться с иском в суд по истечении 3 лет с момента спорного события — например, заключения договора.

Конечно, не факт, что такое обращение признают обоснованным, но такая вероятность существует. Если на момент судебного разбирательства в архиве организации будут отсутствовать документы, которые могут доказать ее правоту, дело с большой долей вероятности будет проиграно, а это чревато финансовыми потерями.

Документы, не являющиеся бухгалтерскими, могут храниться менее 5 лет. 5-летний срок хранения для них установлен Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, однако он обязателен только для государственных организаций — частные компании могут устанавливать собственные правила. С учетом того, что срок исковой давности по гражданским делам составляет 3 года, уничтожение документов ранее него может также привести к проблемам.

Решение проблемы
Самое очевидное решение проблемы рисков, связанных с уничтожением документов — более длительный срок их хранения. Однако такой вариант подходит не всем: если компания не располагает большим архивным помещением и имеет сравнительно большой оборот, так сделать не получится.

Еще один способ решения проблемы — интеграция архива с другими системами. Он подразумевает перевод большей части документооборота в электронный вид. Популярные программы для автоматизации работы предприятия часто имеют дополнительные архивные модули, упрощающие работу с документами — в частности, такой есть в 1С, но его нужно докупать отдельно.

Другой путь — дольше хранить документы, которые потенциально могут вызвать проблемы в будущем. Но это не идеальное решение — невозможно точно предугадать заранее, с какой бумагой возникнуть трудности.