1. Регулярное уничтожение документов с истекшим сроком хранения.
Благодаря этому освобождается дорогостоящее офисное пространство, а эффективность работы с оставшейся документацией повышается. Однако нужно досконально знать требования к проведению этой операции, так как в противном случае можно попасть под штрафные санкции. Чтобы не отвлекать сотрудников от основной работы, целесообразно заказать услугу аутсорсинга по уничтожению документов.
2. Ежегодная архивация.
На государственном уровне разработаны требования к формированию и хранению архивов документов. Чтобы сократить временные и финансовые затраты на архивацию, рекомендуется обращаться к опытным специалистам, которые в совершенстве освоили необходимые процедуры и хорошо знают законы.
3. Сканирование входящей и исходящей документации с перевозкой её на хранение за пределы Москвы.
Перевод печатных материалов в электронный формат – один из самых полезных методов существенно сократить затраты фирмы, ведь расходы на электронное хранение документов значительно меньше, чем бумажных оригиналов. Такой способ дает многочисленные преимущества, так как электронные документы удобно искать, можно моментально распечатать любое количество копий, с ними могут одновременно работать несколько человек, не обращаясь к сотруднику, ответственному за ведение архива. При необходимости электронные версии можно по первому требованию отправить в госорганы, партнерам, клиентам, а также в территориально удаленные филиалы.
После создания электронного архива все ненужные документы срок хранения которых истек, можно уничтожить, чтобы освободить место в офисе. Получив возможность работать с электронными версиями документов, предприятия уменьшают затраты на почтовые отправления и число вынужденных командировок. В результате повышается производительность труда сотрудников. Особенно заметна экономия на предприятиях с большим документооборотом.