Основные риски связаны с неправильным уничтожением документов в организации
Содержание
В любой организации рано или поздно накапливаются целые залежи больше неактуальных документов. При этом закон не разрешает попросту выбросить ненужные бумаги, необходимо грамотно произвести и оформить процесс их утилизации.
Когда можно уничтожать
- истек срок их хранения;
- утрачена актуальность и практическое значение;
- произошла порча документов.
Коротко расшифруем эти понятия. Порча означает невозможность дальнейшего использования документа: его нельзя прочесть и распознать. Под потерей актуальности подразумевается ликвидация копий и дубликатов. Что касается истечения срока хранения, то здесь следует ориентироваться на важность документа в соответствии с приказом Росархива от 20.12.2019 №236.
Ответственность за неправильное уничтожение документов
В случае преждевременной утилизации бумаг или нарушении порядка их уничтожения на руководителя предприятия накладывается штраф, при повторном нарушении штраф увеличивается.
Если речь идет о бухгалтерских и налоговых документах, сумма штрафа на должностное лицо составит:
от 5 до 10 тыс. рублей при первом нарушении;
от 10 до 20 тыс. рублей при повторных нарушениях.
Кроме того, при повторных нарушениях вместо штрафа может быть назначена дисквалификация на срок от 1 года.
Если намеренное уничтожение документов привело к тяжелым последствиям, наказание может быть и уголовным.
Пример: в организации по решению руководителя утилизовали кадровые документы по расчету стажа, в результате чего бывшим сотрудникам была уменьшена начисленная пенсия.
Пример: в организации необдуманно утилизовали кадровые документы по расчету стажа, в результате чего бывшим сотрудникам была уменьшена начисленная пенсия.
Как избежать нарушения
Способ только один — тщательно проверять уничтожаемые архивные документы. Это особенно важно в случаях, когда в одну папку подшиваются бумаги разных сроков хранения и происхождения.
Если в одной папке собраны еще актуальные документы и те, которые подлежат утилизации, дело следует расшить, а документы расформировать: для дальнейшего хранения отложить в одну стопку, для уничтожения — в другую. Затем актуальные документы определяют в самостоятельные дела и сшивают заново.
При экспертизе поврежденных документов необходимо правильно оценивать возможность их восстановления. К утилизации отбирают документы, большая часть текста которых повреждена настолько, что восстановить ее нельзя. Если же такая возможность есть, поврежденный документ реставрируют или копируют.
