Архив бюро технической инвентаризации предназначается для хранения учетно-технической, оценочной и правоустанавливающей документации или копий с неё на объекты жилищного фонда и другие объекты, учет которых ведется БТИ. Архивы БТИ относятся к государственному архивному фонду Российской Федерации и являются федеральной собственностью, находящейся в пользовании субъектов Российской Федерации. Отчуждение архивов не допускается.
Нормативной основой деятельности архива БТИ являются: «Инструкция о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации » утвержденная приказом Министерства Коммунального хозяйства РСФСР от 12.01.71г. № 13, «Инструкция о проведении учета жилищного фонда в Российской Федерации», утвержденная приказом Министерства Российской федерации по земельной политике, строительству и жилищно-коммунальному хозяйству от 04.08.98г. №37.
Единицей хранения является, инвентарное дело на домовладение, состоящее из одного или нескольких основных зданий, расположенных на отдельном земельном участке; отдельно стоящее основное здание, границы земельного участка которого не обособлены: инвентарные дела на другие объекты, учет которых ведется БТИ.
Материалы инвентаризации на здание (инвентарное дело, статистическая карточка на здание), алфавитная карточка на собственника, погашенные по причине прекращения права собственности на земельный участок при его выкупе (изъятия) для государственных и муниципальных нужд, сноса, пожара или другого стихийного бедствия, хранятся в архиве 3 года. По истечении этого срока, исчисляемого с момента возмещения стоимости домовладения (здания), основные показатели инвентарного дела записываются в книгу учета дел, переданных на хранение в государственные архивы.
Инструкция о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации » утвержденная приказом Министерства Коммунального хозяйства РСФСР от 12.01.71г. № 13 и «Инструкция о проведении учета жилищного фонда в Российской Федерации», утвержденная приказом Министерства Российской федерации по земельной политике, строительству и жилищно-коммунальному хозяйству от 04.08.98г. №37. Хранящиеся в архиве материалы оформлены в установленном порядке, заключены в твердые папки, сшиты и пронумерованы. Планы больших форматов сброшюровываны и хранятся отдельно. На каждом из них проставляется инвентарный номер того дела, к которому они относятся. Металлическое скрепление документов не допускается.
К первой группе относятся материалы, составленные в результате последней инвентаризации, расположив их в деле в такой последовательности:
Ко второй группе относятся все правоустанавливающие документы или копии с них, отдельно сброшюрованные в хронологическом порядке, по мере поступления их в БТИ. К третьей группе — абриса, журналы подсчета площадей, технические документы, составленные в результате предыдущих обследований (инвентаризаций), расположенные в указанной выше последовательности. >Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимый ежегодно с указанием срока хранения. В нашем БТИ номенклатурой дел предприятия занимается секретариат. Номенклатура дел на технический архив БТИ не составляется.
Кроме инвентаризационных дел, хранящихся в архиве БТИ, подлежат хранению схематические планы городов, поселков, отдельно сброшюрованные материалы учета объектов. Инвентарные книги, алфавитные карточки, статистические карточки, книги учета уничтоженных инвентарных дел. Статистические карточки составляются исполнителем работ на каждое учтенное основное строение и вместе с инвентарным делом сдаются в архив. По каждому населенному пункту карточки хранятся в отдельных ящиках с расположением их по фондам принадлежности и в алфавитном порядке наименования улиц, переулков и т.д. Материалы технических инвентаризаций подшиваются исполнителем в твердую корочку. Материалы подписываются бригадиром и начальником, сдаются технику архива БТИ, который записывает в соответствующих графах данные о нем в инвентарные книге. Номер в инвентарной книге соответствует номеру на инвентарном деле.
Материалы, хранящиеся в архиве, выдаются следующему кругу лиц:
Подбор и выдача производится техником архива, выдача оформляется с заполнением журнала учета выдачи и возврата дел. Когда дело возвращается в архив, техник архива просматривает наличие документов и при отсутствии нареканий по составлению и внешнему виду принимает его на хранение, а в журнале проставляется дата возврата дела.
Инвентарные дела утратившие свое значение в связи со сносом строений исключаются из инвентарной книги по данным обследования при этом в примечании инвентарной книге делается запись, объясняющая причину погашения дела. Дело, алфавитная и статистическая карточки изымаются со своих мест хранения и помещаются в специально отведенные места для хранения погашенных дел. Материалы, погашенные по причине сноса, пожара, и др. стихийного бедствия, в случае прекращения права пользования земельным участком, хранятся в архиве 3 года. По истечении этого срока основные показатели инвентарного дела записываются в книгу учета уничтоженных дел. При этом в графе 4 книги указываются все адреса, какие были присвоены в свое время этому объекту. На отобранные к уничтожению материалы прилагается акт Госархива о том, что объект не имеет архитектурной, исторической и культурной ценности и письменный отказ о принятии дела на хранение в Госархив. При выполнении данных условий на материалы составляется акт комиссией, назначенной начальником БТИ. Комиссия определяет способ уничтожения документации или передачи ее в Госархив при получении согласия последнего. Периодически не реже 1 раза в год, а так же при замещении техника архива по распоряжению руководства производится инвентаризация архива, в результате выявляется наличие и полнота дел, учитываются пришедшие в ветхое состояние документы и намечаются сроки их обновления. На 01.01 каждого года в инвентарной книге делается запись, свидетельствующая о количестве дел, хранящихся в архиве.
Для размещения сохранности документов помещение архива БТИ изолированное, сухое, пожаробезопасное. Оконные проемы зарешечены, окна занавешены. Входные двери выполнены из металла с устройством запоров. Для размещения документов, помещение оборудовано стеллажами с ячейками, высота которых обеспечивает вертикальное хранение дел. Само помещение хорошо освещено и оборудовано системой противопожарной сигнализации.