Никак не удается найти нужный документ среди бесконечных стопок бумаг в офисе или дома? Как организовать хранение документов, которые Вы не можете уничтожить? Вам знакома ситуация, когда Вы из-за неправильной организации хранения документов долгое время не находите нужную бумагу?
Это понятно, ведь разбор документации – это последнее, что могло бы заинтересовать человека в конце рабочего дня. Однако правильная и эффективная организация хранения документов – залог быстрой и эффективной Вашей работы и работы Ваших подчиненных!
Неотъемлемые составляющие удобной организации хранения документов:
Кроме того, разумная организация хранения документов поможет Вам снизить расходы. Здесь перечислены некоторые аспекты, способные сделать хранение архивных документов более эффективным:
Сообщения электронной почты, например, не нуждаются в распечатывании. Складывайте документы в папки и коробки настолько плотно, насколько это возможно. Организация хранения документов должна быть такова, что документы, предназначенные для длительного и короткого пользования, хранятся раздельно. Проследите, чтобы на каждой коробке или папке с архивными документами была обозначена дата их уничтожения. Тогда возможно будет поручить уничтожение документов архивной компании. Кроме того, несложно подготовить составить список бумаг, которые были утилизированы.
Используйте качественные коробки и папки. Заранее продумайте организацию хранения документов в архиве и спланируйте способ поиска и выемки файлов. Потребуется ли Вам кадастр, одна папка или вся коробка? Будут ли производиться срочные выемки? Правильная организация хранения документов в архиве делает доступной информацию о том, кто и когда обращался к тому или иному архивному документу. Это возможно при создании электронного архива. Возможно, не все эти пункты Вы сможете применить в Вашей организации. Но помните, что эффективная организация хранения документов, возможно, поможет Вам сэкономить.