Актуальное законодательство РФ, которое регламентирует хранение электронных документов, далеко от совершенства. Но виртуальный архив обладает массой преимуществ, поэтому многие компании уже во всю используют современные технологии для хранения всех основных документов.
При этом в России за последние годы даже сформировались определенные практические наработки в сфере организации электронного архива. Существует три наиболее распространенных способа перевести бумажное делопроизводство в цифровой формат
В плане организации электронного документооборота, эффективности, удобства и безопасности самым предпочтительным вариантом считают именно «облака». Специальное программное обеспечение, разработанное под электронное хранение, способно защищать документы двукратным или троекратным копированием.
Как правило, копии хранят на отдельных, мощных и независимых серверах, объединенных под началом одного data-центра. Именно такой способ организации электронного архива позволяет построить устойчивую к отказам область хранения данных и обеспечить максимальный контроль над серверами, где находится информация.
Все сотрудники компании, у которых есть соответствующие права, получают доступ к документации в любое удобное время. Нужную накладную или акт легко найти за несколько секунд, благодаря системе удобных фильтров.
Какими должны быть основные принципы организации хранения электронных документов на современном предприятии?
Необходимо иметь как минимум две копии каждого документа и находиться они должны на различных в физическом смысле устройствах.
Особое внимание нужно уделить технологическому оснащению. В офисе в обязательном порядке должны присутствовать современные устройства с программным обеспечением для оперативного копирования, печати, перезаписи и контроля документов.
В обязанности компании, которая решила завести электронный архив, входит создание алгоритма хранения с высоким уровнем защиты от искажения, удаления и утраты документов. Также необходим надежный барьер против несанкционированной рассылки.
Электронные документы необходимо своевременно предоставлять по запросу судов, налоговой инспекции, а также ряда других ведомств и организаций. Документы всех форматов проверяют одинаково — на правильность оформления в соответствии с законодательством, на отсутствие ошибок, на подлинность данных и так далее. За не предоставленный или несвоевременно предоставленный электронный документ предусмотрена такая же ответственность, как и при работе с бумажными документами.