Оптимизация процесса поиска и извлечения информации из архивных документов

Составить опись архивных бумаг — это не только законопослушно, но и очень полезно для самой компании. Ведь опись — это, по сути, путеводитель по огромному лабиринту документооборота. Здесь каждая бумага занимает своё место и учитывается так, чтобы легко быть найденной.

Ещё скорее поиск документа происходит в электронном архиве. Если бумажный оригинал не требуется, цифровую копию просто выводят на экран или распечатывают. Программы 21-го века таковы, что нужный файл можно найти по любому удобному признаку: вид, дата, отдел, контрагент. Два-три клика — и информация перед глазами. То, что отбирало массу рабочего времени, занимает лишь несколько секунд!

С чего начинают упорядочивание бумаг? Для начала, по отдельным описям разносят:

• дела, требующие постоянного хранения;
• дела, хранящиеся временно;
• дела, касающиеся личного состава;
• дела согласно специфике организации.

Каждое дело получает свой заголовок и порядковый номер. Вот как могут выглядеть такие заголовки:

1. Организационно-распорядительные документы.
2. Документы планирования (сюда включают годовые/полугодовые планы, прогнозы, долгосрочные программы).
3. Отчёты по выполнению запланированного.
4. Акты.
5. Договоры.
6. Регистрационные документы.
7. Переписка с контрагентами и т.д.

В итоге получается удобный справочник, экономящий время на поиск нужных сведений. Плюс, повышающий трудоспособность, ведь долгое копание в бумагах не добавляет рабочего энтузиазма. Кроме того, архивная опись поможет вовремя понять, какие бумаги пора сдавать на хранение в госархив, а какие можно утилизировать.

Если такой справочник составляется впервые, лучше воспользоваться памятками о создании описи — благо, в сети их множество. Ведь архивная опись ведётся не по собственному усмотрению, а в соответствии с буквой закона. Так, правила классификации бумаг по личному составу закреплены в Методических рекомендациях Росархива, изданных 19 июля 2018 года.

Кому поручают составление описи? Если в компании нет архивного отдела, эта задача ложится на отдел делопроизводства. Своя опись требуется от каждого структурного подразделения компании, затем все они вносятся в единую сводную опись.

Нет уверенности, что сотрудники фирмы справятся с задачей? Тогда стоит привлечь экспертов со стороны. Ведь размеры штрафов за нарушение сохранности документов в 2024 году были увеличены в 10 раз. Так что разумнее переложить задачу на плечи профи и быть спокойным