Оптимизация документооборота: вопрос внедрения системы

Сегодня электронный документооборот — это уже стандарт для многих организаций. Ожидается, что в течение следующих двух лет на электронную форму документооборота будут переведены важнейшие государственные учреждения, то есть проблем с бумажными носителями будет куда меньше.

Сложности оптимизации документооборота

Однако если говорить об оптимизации документооборота в одной локальной компании, то вопрос приобретает множество самых различных сложностей. Разумеется, оптимизация документооборота — это прекрасное вложение средств, позволяющее экономить рабочее время сотрудников. Однако практика показывает, что для введения подобной системы требуются определённые навыки и дисциплина от всех без исключения сотрудников.

Внесение данных в систему

Принцип очень простой: отслеживание ответственности на каждом этапе возможно только при наличии всех документов в бизнес-процессах компании. Если до введения системы электронного документооборота и контроля задач всё выполнялось «вживую», то после внедрения новых процессов требуется аккуратно вносить данные в систему. Проблема даже не в необходимости подобной «отчётности», а в том, что для внесения требуется подойти к компьютеру и произвести ряд операций.

Проблемы интеграции

Интеграторы сталкиваются с целым рядом проблем от банальной человеческой лени до преднамеренного отрицания пользы системы, так как контроль задач выявляет фактическое время работы сотрудника. Возникают и другие проблемы, например, необходимость обучения персонала (с этим сталкивались почти все руководители несколько лет назад при оптимизации документооборота с ФНС РФ). В конечном итоге система может формально иметься на предприятии, но не использоваться.

Мотивация пользователей

Как правило, если не было ошибок в проектировании, то вопрос касается исключительно мотивации пользователей. Принцип «задача не отмечена в системе контроля — задача не выполнялась» и другие дисциплинарные меры, применяемые не сверху, а непосредственно внутри компании дают должный результат. К примеру, архивист, знающий, что он имеет право не принимать данные на бумажных носителях, может требовать их наличия в электронном виде от сотрудников.

Нежелание принять новое

В конечном итоге проблема сводится к классической проблеме рефакторинга, а именно нежелании принять новое, если оно требует серьёзного подготовительного процесса. Даже выгода после введения оптимизации документооборота зачастую оказывается слишком далёкой для многих, чтобы прервать стандартные процессы и перейти «на новые рельсы».

Мы предлагаем Вам услугу по оптимизации документооборота

Узнать о действующих  ценах, скидках и специальных предложениях на услугу по оптимизации документооборота, можно по телефону: 8(495)226-16-67 или info@archivexpert.ru