Правильное хранение электронных документов в архиве подразумевает наличие программно-аппаратных комплексов в архиве
Однако перед тем, как документы, в том числе электронные, окажутся в архиве, их необходимо подготовить, в частности, сделать опись электронных документов постоянного хранения.
Опись электронных документов постоянного хранения представляет собой перечень тех документов, которые хранятся в архиве организации либо в самостоятельных ведомственных или государственных архивах.
Опись электронных документов постоянного хранения включает в себя подробную информацию о конкретных документах, о конкретном деле:
В любом случае опись электронных документов постоянного хранения заверяется руководителем архива либо другим должностным уполномоченным лицом.
В архив организации попадают дела постоянного и временного хранения — последние только в том случае, если срок их хранения превышает 10 лет (это могут быть, например, дела по личному составу). В соответствии с нормативными требованиями в архив документы передаются не позднее, чем через год после их завершения в делопроизводстве.
Перед тем, как составить опись электронных дел постоянного хранения, проводится экспертиза, в ходе которой документы сортируются, в них отыскиваются и исправляются какие-либо дефекты и прочее.
Опись электронных документов постоянного хранения может проводиться по разным сценариям в случаях, если предприятие действующее или ликвидирующееся. В первом случае обработка документов, составление описи осуществляется на основании общих правил, тогда как ликвидирующаяся организация должна осуществлять обработку электронных документов в соответствии с правилами архива (муниципального или государственного), который принимает на хранение подготовленные документы.
В любом случае составление описи электронных документов постоянного хранения — достаточно сложный и кропотливый процесс, который доверить лучше профессионалам. Например, специалистам нашей компании. Мы имеем большой опыт работы с архивными документами, знаем все о том, как подготовить электронные документы к сдаче в архив — быстро, эффективно и недорого. Обращайтесь!