Опись архива
Опись архива – его основной учётный документ. Она может вестись годами, тщательно отражая всю деятельность фирмы шаг за шагом. Здесь действует “правило матрёшки” – в одну большую опись входит множество маленьких.
Что входит в опись архива?
Российская Федерация утвердила “Правила работы архивов”, куда были включены новые виды дел:
- дела постоянного хранения;
- дела, касающиеся личного состава (напомним, хранение таких дел – обязанность каждой организации, вне зависимости от наличия/отсутствия архива);
- дела с временным периодом хранения;
- дела долговременного и постоянного хранения (документы в электронном виде);
- дела с временным периодом хранения (документы в электронном виде).
В предыдущих Правилах двух последних пунктов не было. Однако век, в который мы живём, берёт своё – удобные электронные архивы заводятся повсеместно, и теперь их ведение отражено на законодательном уровне.
Как составляется опись архива?
Общая опись архива состоит из цепочки небольших отдельных описей, составляемых строго по образцу. Этот образец, утверждённый руководством фирмы, выступает эталоном для заполнения всех маленьких описей. Затем каждая из них поступает в общую папку. Однако до тех пор, пока единая опись архива не будет окончена, малые описи не сшиваются вместе. Они хранятся разрозненно, хоть и в общей папке и под валовой нумерацией, идущей от первой описи до последней. Максимальное количество составляющих внутри одной описи не должно превышать, – 9999 единиц. Поэтому зачастую фирме, на весь срок её существования, хватает по одной большой описи архива каждого вида.
Желательно делать опись архива по системе “1 год – 1 опись”. Скажем, может существовать опись дел постоянного хранения за 2017 год, такая же опись за 2016 год, за 2015 год и так далее.
Рекомендации экспертов
Опытные архивисты советуют обрабатывать документы длительного срока хранения. Время не щадит бумагу, поэтому самую важную документацию лучше оцифровать. Тем более, что теперь вести электронный архив в РФ не запрещает закон. Переведя важные документы в электронный вид и поместив на надёжные носители, вы гарантируете их сохранность, защищённость от огня, воды и пыли.
С чего начать
Возникает вопрос: заняться описью и оцифровкой самому или обратиться к сторонней помощи? Всё зависит от объёма работы. Так, обработку более чем 50 позиций лучше поручить профессионалам. Во-первых, в распоряжении профи – потоковые сканеры, которые, в отличие от обычных, работают бесперебойно и быстро. А во-вторых, при большом количестве информации велик риск запутаться, ведь обработанные документы нужно не только оцифровать, но и грамотно классифицировать, распределив по папкам. Тут выручит только опыт. Поэтому если работа с архивом для вас в новинку – поручите это специалистам. Компания “Архивный Эксперт” – из тех, кто приходит на помощь в подобной ситуации.
Факт
Воспользоваться нашими услугами – гораздо дешевле, чем открывать новую штатную единицу, с которой нужно платить налоги, не говоря уже об обеспечении социальным пакетом, страховкой, отпусками и т.д. Просто поручите обработку бумаг нашим профессионалам – они сделают это аккуратно и в короткий срок.
