Оформление обложек дел. Простановка архивных шифров

Оформление обложек дел, составляющих, в совокупности, архив организации – это мера, которая не только обеспечивает удобство работы с бумажным архивом, но и законодательно закрепленная

Оформление обложек дел, составляющих, в совокупности, архив организации – это мера, которая не только обеспечивает удобство работы с бумажным архивом, но и законодательно закрепленная. Согласно Федеральному Закону 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и выпущенным ранее «Основным правилам работы архивов организаций» к оформлению обложек дел предъявляются достаточно жесткие требования. Правила, федеральный закон и ряд подзаконных актов предписывают такие элементы оформления как простановка архивных шифров на обложках дел, индекса и срока хранения.

Ошибки при оформлении обложек дел

Однако редкий архив, принадлежащий государственной или коммерческой организации, может похвастаться тем, что дела в нем имеют правильное оформление. Как ошибки, так и просто неточности, лишняя информация или отсутствие нужных данных и элементов оформления имеют место почти в любом архиве.

Типовые ошибки

К типовым ошибкам – и наиболее распространенным – относятся и попытки разместить все элементы оформления на корешке дела, и добавление на обложку ненужной информации и, наконец, отсутствие разницы в оформлении обложек дел временного и постоянного хранения. Причины, по которым допускаются ошибки и оформление обложек дел ведется крайне неаккуратно, просты: ведение архива поручается не специалистам, а сотрудникам компании, не имеющим профильного образования и соответствующих навыков.

Почему необходимо правильно оформлять обложки дел?

Начиная с такой операции как простановка архивных шифров на обложках дел и заканчивая маркировкой по датам подшивки первого и последнего документа в деле процедура оформления влияет:

• на удобство работы с архивом (правильно оформленная обложка в разы ускоряет и поиск нужного документа, и поиск дела);
• на вероятность приема дела в государственный архив (неправильно оформленное дело – даже если в нем просто не проведена простановка архивных шифров – может быть не принято госархивом);
• на вероятность успешного прохождения организацией проверки специалистами Госархива.

Резюмируя – правильно оформленные дела – это экономия времени и сил в работе с архивом и гарантия от возникновения неприятных ситуаций.

Услуги по оформлению обложек дел

Среди архивных услуг, оказываемых нашей компанией есть и услуги по оформлению обложек дел. Работа по оформлению проводится специалистами компании в соответствии с правилами и рекомендациями, закрепленными в Федеральном Законе 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и подзаконных нормативных актах. Начиная с таких операций как простановка архивных шифров на обложках дел и заканчивая информацией о количестве листов в деле и типе документов, которые в нем хранятся, работа выполняется максимально быстро, без ошибок и неточностей.