Обработка внутренних документов

Современные компании часто сталкиваются с ситуацией, когда для компактного архивного хранения бумажные носители информации необходимо оцифровать по контрагентам и датам в электронном виде. Обработка внутренних документов является неотъемлемой частью функционирования любой офисной системы, архивной конторы, производственного предприятия.

Для чего нужна обработка?

Оцифровка материалов по контрагентам и датам в электронном виде представляет определяющее значение для жизнеобеспечения следующих организаций:

• для компаний коммерческого сектора с помощью оцифрованных данных решается потребность входящих в сферу бизнес-структур быстрого, качественного доступа к информации о поставщиках;
• государственные структуры из наполненных электронных систем учета и реестров получают сведения о предоставлении всех видов услег;
• цифровые коллекции – кладезь информации для всех культурных учреждений, направленный на постоянное увеличение потока посетителей;
• электронные реестры являются информативным источником при обработке материалов архивными заведениями при системном документообороте.

Существует несколько способов быстрой и качественной обработки.

Первый способ – поэтапность

Для оптимизации процесса обработки внутренних данных осуществляется ступенчатая оцифровка, при которой полный эффект достигается пошагово. Весь перечень работ разбивается на этапы. Ширина шага используется любая удобная во временном либо финансовом выражении. Чаще всего в государственных учреждениях применяют годовую схему. Она основывается на ежегодном бюджетировании предприятия.

Второй способ – компактность

Часто при переводе из бумажных носителей в электронный вид сотрудники сканируют приказы, распоряжения, другие архивные материалы в цветном режиме сканера при качестве сканирования 600dpi. Объем одного файла при этом выполняется 1 Тб. Процесс двигается медленно, требуя оборудования и расходных материалов более высокого класса, что усложняет работу и увеличивает ее стоимость.

Организационно-распорядительные документы достаточно сканировать в режиме серой градации при качестве 300dpi. Для подобных работ объем одного стандартного файла должен быть максимум 100 Гб. При отсутствии опыта, невозможности самостоятельного определения параметров лучше обратиться в аутсорсинговую компанию за получением консультации.

Третий способ – оптимальный размер индексации

Индексирование является дорогостоящей операцией. Лучше всего индексы могут просчитать специалисты аутсорсинговой компании. При ручном извлечении данных их стоимость может составить 70-80% от всего процесса оцифровки. Исходя из поставленных задач, можно упростить данную работу. Чтобы привязать распорядительные документы к карточкам СЭД, достаточно только номера. Если необходимо добавить этот же документ в электронное дело по конкретному лицу либо объекту недвижимости, необходимо полностью проиндексировать его адрес и ФИО.

Используя все перечисленные способы, можно упростить и удешевить процесс обработки внутренних документов и перевода их в электронный вид. Осуществить весь перечень работ по аутсорсингу, архивации, хранению различных материалов вам поможет компания «Архивный Эксперт».

Для получения консультаций, советов, обработки ваших данных – наши контакты: г. Москва, ул. Красноармейская, д. 4 тел. +7 495 226 16 67. Обращайтесь — вас ждут профессионалы!