Любой компании, которая оказывает услуги по поставке товаров, приходится иметь дело с огромным количеством финансовых и технических документов.
Обработка этих документов заставляет тратить много времени и сил, выделять дополнительные кадровые единицы, что, естественно, приводит к дополнительным расходам.
Усовершенствование системы
Усовершенствовать систему документооборота помогает автоматизация обработки финансовых и технических документов, которая позволяет быстро извлечь данные из бумажных документов и ввести их в общую систему учета.
Преимущества автоматизированной обработки документов
Автоматическая обработка финансовых и технических документов дает следующие преимущества:
- Все данные хранятся в надежном электронном архиве в одном месте, нет опасений, что какой-то документ будет утерян в процессе хранения.
- Значительно повышается скорость ввода и обработки документов, экономится время.
- Автоматизированная обработка документов позволяет снизить нагрузку на сотрудников, у них появляется время для решения других важных вопросов.
- Данные вводятся автоматически, за счет чего уменьшается количество ошибок ввода и оформления документов.
- При автоматическом вводе документов стоимость их обработки снижается почти в два раза.
- Своевременная отчетность по НДС.
- В любой момент сотрудники компаний и филиалов могут воспользоваться документом, который хранится в электронном архиве.
- Снижение риска наложения штрафных санкций со стороны налоговых органов, так как все реквизиты и описания будут проверяться автоматически.
Если вам ежедневно приходится иметь дело с огромным количеством документов, советуем обратиться в компанию «Архивный Эксперт», мы давно предоставляем услуги по систематизации и обработке финансовых и технических документов.
Как мы работаем
- Нам необходимо, чтобы заказчик предоставил информацию об объеме документооборота, наличии и количестве структурных подразделений и филиалов и другие технические подробности. На основании предоставленных документов мы составляем техническое задание и формируем конкретные задачи внедрения системы автоматизированного учета документов.
- Производится пилотный проект – проверяется работа системы на определенном количестве документов.
- Разрабатывается программное обеспечение, настраиваются шаблоны.
- При пуске-наладке специалисты проверяют корректность работы системы, возможность сохранять информацию.
- На этапе тестирования вносятся необходимые изменения в работу системы.
- Затем осуществляется обучение сотрудников заказчика, которые будут работать с системой (если система передается на аутсорсинг, сотрудников обучать не нужно).
- Система запускается в эксплуатацию, начиная с малого количества документов. Мы контролируем ее работу до того момента, как документооборот будет осуществляться в полном объеме.
- После внедрения системы автоматизации при необходимости мы можем осуществлять техническую поддержку проекта.
Обращайтесь к профессионалам
Если не справляетесь с обработкой документов, обращайтесь, и «Архивный Эксперт» поможет вам навести порядок в документообороте. Благодаря автоматизации перевода документов, вы сможете совершенствовать бизнес-процессы компании и сокращать издержки на обработку документов.