Обработка документов в действующих и ликвидируемых организациях

Одни правила актуальны для работающих предприятий, другие применяются в случаях, когда организации ликвидируются. Узнать о том, как обрабатываются документы в разных ситуациях, вы сможете, прочитав эту статью.

Первый случай. Действующее юридическое лицо

Лица, отвечающие за работу с документами, руководствуются ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации…», Федеральным законом № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации», некоторыми другими нормативными актами.

Можно выделить несколько составляющих:

На действующем предприятии разрабатывается внутренняя инструкция по делопроизводству. Именно в нее и включаются правила, по которым обрабатываются все документы.

Определяется порядок:

создание документов (выражаясь иначе, документирование деятельности);
организация документооборота, то есть движения документов внутри организации и за ее пределами;
организация хранения документов в компании.
экспертизы ценности документов, формирования дел временного и постоянного хранения, выделения документов, подлежащих уничтожению;
составления описей на сформированные дела (по личному составу, временного хранения и других);
повседневной работы с документами и их хранения в организации. Так, при необходимости может быть создан электронный архив;
выполнения других действий с документацией.

Второй случай. Ликвидация юридического лица

Внутренние правила документооборота теряют свою значимость. При ликвидации дела передаются на хранение в государственный или муниципальный архив, поэтому на передний план выходят правила, установленные в архивных организациях. Лица, отвечающие за работу с документами – к примеру, конкурсный управляющий – руководствуются Федеральными законами № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации» и № 127-ФЗ от 26.10.2002 года «О несостоятельности (банкротстве)», иными нормативными актами.

Законодательством и правилами архивов определяется порядок:

выделения документов, подлежащих обязательному архивному хранению;
сдачи документации в архив того или иного уровня. Это – многоэтапный процесс, включающий в себя формирование дел, составление сдаточной описи и иные действия;
взаимодействия ликвидационной комиссии и специалистов архивной организации;
выполнения других действий, связанных с передачей документов на архивное хранение.

В повседневной деятельности компаний делопроизводство, как правило, осуществляется силами их сотрудников. Однако при необходимости сформировать дела, составить описи, организовать архивное хранение им приходится изучать отраслевые законы. Это приводит к большим затратам времени и далеко не всегда дает желаемый результат. Похожие ситуации возникают и при обработке документов ликвидируемых фирм.

Воспользуйтесь нашими услугами, и вы:

Сэкономите время ваших сотрудников, во-вторых, получите гарантию того, что обработка документации будет выполнена по всем правилам.